Negocjacja krok po kroku – 7 kroków tworzenia skutecznej strategii negocjacyjnej

Negocjacja krok po kroku.

Tworzenie skutecznej strategii negocjacyjnej.

Wolisz słuchać zamiast czytać? Zapraszam, zatem do odsłuchania tego materiału w formie podcastu:

Możesz również pobrać ten odcinek klikając tutaj

 

Co łączy zakup samochodu, rozmowę o podwyżkę oraz chęć zażegnania konfliktu? Jeśli odpowiedziałeś „negocjacja” zapewne zdajesz sobie sprawę z wagi tej sztuki na wszystkich płaszczyznach naszego życia. Z biegiem lat zbieramy doświadczenia ulepszające nasze umiejętności negocjacyjne, lecz bez znajomości  podstaw teoretycznych będziemy ten proces nauki niepotrzebnie wydłużać i komplikować. W związku z tym chciałbym Cię zaprosić do uczestnictwa w krótkim cyklu pt.: Negocjacja krok po kroku.  Dzięki niemu poznasz wiele taktyk negocjacyjnych, jak również narzędzia i procesy pozwalające Ci osiągnąć więcej jednocześnie poświęcając na to mniej czasu i nerwów.

Jak przed każdą bitwą, tak i w negocjacji musimy w pierwszej kolejności opracować skuteczną strategię. W tym celu w ramach dzisiejszego odcinka odpowiemy na następujące pytania:

1. Czy powinienem negocjować?

2. Czy mamy do czynienia z roszczeniowym czy empatycznym typem negocjacji?

3. Czy negocjacja ma na celu rozwiązanie konfliktu czy ubicie interesu?

4. Jak powinienem podejść do negocjacji?

5. Czy mamy do czynienia z barierą kulturową w negocjacji?

6. Jak radzić sobie z etycznymi dylematami?

7. Czy powinienem skorzystać ze wsparcia osób trzecich?

 

Część teoretyczną tego opracowania oparłem na wiedzy zebranej w trakcie kursu pt.:

„Successful Negotiation: Essential Strategies and Skills” zrealizowanego na University of Michigan.

 

1. Czy powinienem negocjować?

Pytanie to może się na pierwszy rzut oka wydawać infantylne. Dlaczego miałbym nie chcieć negocjować? Przecież to oczywiste, że chcę ubić lepszy interes i zaoszczędzić pieniądze!

Andrzej myślał tak samo. Jako mały przedsiębiorca do pracy wykorzystuje samochód. Gdy tylko sezon się zmienił, postanowił w końcu zakupić nowe opony. „W tym roku się do tego przyłożę i na pewno nie przepłacę!” powiedział i zabrał się do pracy.

Na rozmowy i wizyty z poszczególnymi dystrybutorami i sprzedawcami detalicznymi poświęcił 15 godzin. Ale było warto: udało mu się koniec końców zaoszczędzić 250 zł na całym komplecie. Ale.. Czy naprawdę było warto? Zajmując się kwestią opon Andrzej nie wykonywał swoich zwyczajowych obowiązków. Zarabiając średnio 4800 zł/mc przy 8 godzinnym dniu pracy, wychodzi, iż godzina jego pracy przynosi 35 zł przychodu. Negocjując przez 15 godzin stracił on tym samym 525 zł po to, by „oszczędzić” 250 zł.

Wniosek: nie zawsze warto negocjować. Zanim podejmiemy tę decyzję musimy rozważyć nasze uczucia oraz potencjalne ryzyka i korzyści związane z daną negocjacją, mając z tyłu głowy, iż jest to proces nieraz długotrwały i wyczerpujący. To ćwiczenie warto wykonać zawczasu, niż wycofywać się w trakcje trwania rozmów. Ucierpieć wtedy może nasza reputacja.

 

2. Czy mamy do czynienia z roszczeniowym czy empatycznym typem negocjacji?

Negocjacja często kojarzy nam się z twardym targowaniem, w którym każda ze stron próbuje przeciągnąć oponenta na swoją stronę, nie wnikając w żadne niuanse czy też motywy działań. W nomenklaturze anglojęzycznej taka postawa nazywana jest „Position-based”, co można przetłumaczyć jako postawa roszczeniowa.

W opozycji do niej stoi podejście empatyczne „Interest based”, w którym staramy się najpierw zrozumieć motywy działań każdej ze stron i potem dopiero rozpoczynamy proces negocjacji, nastawiony na zmaksymalizowanie obopólnych korzyści.

Wyobraź sobie scenariusz, w którym razem ze znajomym zamawiasz pizzę. Dzielicie się kosztami 50/50, a gdy pizza dociera do was trzeba ją podzielić. Jeżeli będziecie negocjować roszczeniowo, zapewne podzielicie pizzę tak samo jak koszty – po połowie. W rzeczywistości jednak, okazuje się, że tobie zależy tylko na środku „placka” – samo ciasto dla ciebie jest bez smaku, więc koniec końców zjesz środek ze swojej połowy wyrzucając resztę do kosza. Gdybyś zapytał swojego znajomego, mógłbyś usłyszeć, że jego z drugiej strony interesuje właśnie ciasto, a środek ma dla niego drugorzędne znaczenie. Zebrawszy te informacje w ramach empatycznego sposobu negocjacji, jesteście w stanie pomnożyć swoje korzyści – gdzie jeden z was dostanie cały środek, a drugi całe obrzeża pizzy.

 

Tabela 1. Dwa podstawowe typy negocjacji i ich różne nazewnictwo w nomenklaturze anglojęzycznej

ropp16tabela1 - negocjacja

Wnioski: Kluczowe w negocjacji nie jest pytanie, co chcesz osiągnąć, ale dlaczego? Znalezienie odpowiedzi na to drugie pytanie dla obu stron negocjacji zwiększa szansę na obopólną maksymalizację korzyści. Niezalenie od tego czy mamy do czynienia z roszczeniowym czy empatycznym typem negocjacji zawsze szukajmy ukrytego motywu działania drugiej strony, jednocześnie bądźmy gotowi do targowania się nawet po znalezieniu wspólnego interesu.

 

Kluczowe w każdej negocjacji nie jest pytanie, co chcesz osiągnąć, ale dlaczego?twitter

 

3. Czy negocjacja ma na celu rozwiązanie konfliktu czy ubicie interesu?

Po zidentyfikowaniu typu negocjacji, z którą przyjdzie nam się zmierzyć, powinniśmy określić jej cel. Jeżeli przykładowo zastanawiamy się nad zakupem samochodu, razem ze sprzedawcą będziemy uczestniczyć w negocjacji polegającej na ubiciu interesu. Jeżeli już po dokonaniu tej transakcji, w drodze powrotnej spowodujemy kolizję, wtedy nasza negocjacja będzie nastawiona na rozwiązanie konfliktu z ofiarą tego wypadku.

Główne cechy charakterystyczne obu tych celów przedstawiono w tabeli poniżej:

 

Tabela 2. Dwa podstawowe cele negocjacji

ropp16tabela2 - negocjacja

Jeżeli jesteśmy w trakcie negocjacji zakupu samochodu w naszym arsenale znajdą się takie zachowania jak:

Siłowe narzucenie naszej propozycji z wykorzystaniem agresji werbalnej itd. celem osiągnięcia zamierzonego rezultatu

Negocjacja z wykorzystaniem roszczeniowego lub empatycznego podejścia (patrz punkt 2)

Unikanie – w tym przypadku skutkujące pełną akceptacją warunków proponowanych przez drugą stronę.

 

Trzymając się tego przykładu, niedługo po zakupie powodujemy kolizję w ruchu drogowy. Zakładając, iż inne metody nie odniosły skutku możemy wybrać:

Spór sądowy – w przypadku, gdy nie możemy sami dojść do konsensusu z drugą stroną

Arbitraż – w przypadku, gdy pragniemy, by trzecia strona (niezależna, obiektywna o dużym doświadczeniu np. w kolizjach drogowych) przeprowadziła prywatną, nieoficjalną rozprawę sądową

Mediacje – również w wykorzystaniem trzeciej strony, ale celem wypracowania korzystnego kompromisu, zamiast zero-jedynkowego przesądzania winy

 

Wszystkie te techniki zaprezentowano na wykresie poniżej:

ropp16 wykres1 - negocjacja

Wnioski: Szukajmy wspólnych interesów nawet przy rozwiązywaniu konfliktów oraz wykorzystujmy metody pierwotnie opracowane do rozwiązywania konfliktów (takie jak mediacje i arbitraż) również do ubijania interesów

 

4. Jak powinienem podejść do negocjacji?

Kamil postanowił sprzedać swojego smartphona. W związku z tym wystawił telefon na allegro i po paru dniach skontaktował się z nim potencjalny kupujący – Bartek. Oboje szykują się teraz do negocjacji.

Co powinni zrobić, aby zmaksymalizować swoje korzyści (sprzedać za więcej i kupić za mniej)?

Przede wszystkim powinni odpowiedzieć na 6 kluczowych pytań, które należy sobie postawić przed rozpoczęciem negocjacji:

- jaki jest Twój ogólny cel przy negocjowaniu umowy?

- co jest dla ciebie najważniejsze przy osiąganiu tego celu?

- dlaczego te sprawy są dla Ciebie takie ważne?

- jaka jest Twoja najlepsza alternatywa do negocjowanej umowy (BATNA – Best Alternative to Negotiated Agreement)

- jaka jest Twoja najgorsza akceptowalna cena (np. najniższa cena, którą jesteś w stanie przyjąć)

- jaka jest Twoja najbardziej prawdopodobna cena?

- jaki jest Twój cel graniczny?

Założenia sprzedającego – Kamila:

- jego BATNA to zamknąć aukcje jedocześnie rezygnując z większej kwoty sprzedaży telefonu i oddać go członkowi rodziny za 1000 zł

- jego najgorsza akceptowalna oferta (reservation price) przy sprzedaży na allegro to 1500 zł

- jego najbardziej prawdopodobna cena (średnie ceny sprzedaży na innych aukcjach) to 2000 zł

- jego cel graniczny (szczyt marzeń) to 3000 zł (cena nowego urządzenia)

Założenia kupującego – Bartka:

- jego BATNA to zostać przy swoim obecnym telefonie, (który nie posiada wielu funkcji ułatwiających mu codzienną pracę)

- jego najgorsza akceptowalna oferta to 2500 zł

- jego najbardziej prawdopodobna cena to 1500 zł

- jego cel graniczny to 1000 zł

Znając te wszystkie wartości możemy określić strefę potencjalnego kompromisu (ZOPA – Zone of Potential Agreement). Mieści się ona pomiędzy najgorszymi akceptowalnymi ofertami, co przedstawiono na wykresie poniżej:

ropp16wykres4 - negocjacja

Wnioski: Zarówno Kamil, jak i Bartek będą negocjować cenę zakupu w widełkach: 1500-2500 zł.

 

4.1.  Jak określić BATNA przy rozwiązywaniu konfliktów?

Tak jak mówiliśmy w poprzednim punkcie, BATNA stanowi bardzo potężne narzędzie zarówno w rękach sprzedającego, jak i kupującego. W powyższym scenariuszu działa ona na korzyść sprzedającego (Kamila), który w razie niepowodzenia transakcji, telefon odda członkowi rodziny. Oczywiście, straci na tym finansowo (sprzeda za mniej, niż telefon jest wart) ale zyska m.in. sympatię tej osoby i umocni więzi rodzinne – przynajmniej na jakiś czas 😀

Z drugiej strony na to patrząc, perspektywa kupującego (Bartka) jest o wiele gorsza: jeżeli nie dobije targu, to pozostanie mu pracować na mało wydajnym urządzeniu, co przełoży się bezpośrednio na jego zarobki i jakość pracy.  Gdyby zatem Kamil poznał BATNA Bartka, (która jest bardzo słaba) zyskałby dużą przewagę nad nim w trakcie negocjacji. Mógłby nawet odsłonić swoją BATNA i pozornie zbyć kupującego tekstem w stylu, „Jeżeli nie jest pan zainteresowany, mam drugiego kupca, który tylko czeka na ten telefon”.

Przechodząc do pytania z tego punktu: jak określić BATNA przy rozwiązywaniu konfliktów?

Tutaj sytuacja nie jest już taka klarowna i może się okazać, że naszą najlepszą alternatywą w przypadku braku porozumienia będzie wkroczenie na drogę sądową lub skorzystanie z arbitrażu strony trzeciej. Zanim jednak doprowadzimy do powyższego, próbujmy negocjować ugodę osobiście lub z wykorzystaniem mediatora.

Wnioski: spór sądowy jest kontrowersyjną BATNA, zanim się na niego zdecydujesz musisz zdać sobie sprawę ze wszystkich jego konsekwencji oraz poznać cały proces od podszewki.

 

4.2. Wykorzystanie drzew decyzyjnych przy analizie BATNA

Wykorzystanie drzew decyzyjnych najłatwiej pokazać na przykładzie rozwiązywania konfliktu:

Załóżmy, że Twoja firma pozwała dostawcę na 4,6 miliona zł w związku z niewywiązaniem się z kontraktu (dostawca nie dostarczył towaru na czas, co spowodowało straty po Twojej stronie). W związku z tym postanowiłeś pozwać dostawcę.

Istnieje szansa, 50 na 50 że wygrasz spór w sądzie, a koszty prawne rozprawy, reprezentacji itd. będą wynosić 400 tysięcy zł.

Podczas negocjacji z dostawcą, jego obrońca zaoferował Ci 2 miliony zł ugody. Pojawia się pytanie: czy powinieneś przyjąć tę kwotę?

ropp16 wykres2 - negocjacja

Aby odpowiedzieć na to pytanie należy rozwiązać następujące równanie:

(0,5 x 4,2) – (0,5x0,4) = 1,9 miliona

Ugoda (2m) > od kontynuacji sporu (1,9m)

Decyzja: powinniśmy przystać na ugodę

Przeanalizujmy teraz drzewo decyzji w przypadku ubijania interesu:

Trzeba podjąć decyzję czy kupować firmę A (21 milionów zł zakładanej wartości netto) czy firmę B (15 milionów zł zakładanej wartości netto). Cena zakupu obu spółek jest taka sama, lecz:

W przypadku A istnieje 90% szans, że rząd zakwestionuje tę akwizycję, oraz 60% szans, że rząd wygra ten proces. Jeżeli wygra, wartość netto spółki A spadnie do 14 milionów z powodu opłat prawnych i sądowych oraz zwiększonych kosztów zakupu.

Jeżeli rząd przegra, wartość netto spółki spadnie tylko do 19 milionów (co wynika z samych opłat prawnych).

W przypadku akwizycji firmy B nie ma ryzyka zakwestionowania przez rząd, w związku z tym jesteśmy pewni, że końcowa wartość będzie wynosić 15 milionów zł.

ropp16wykres3 - negocjacja

Ponownie wykonajmy równanie celem ustalenia bardziej korzystnej opcji:

Rząd kwestionuje i wygrywa => (0,6x14)+(0,4x19) = 16

Rząd kwestionuje i przegrywa => (0,9x16)+(0,1x21)= 16,5

Niezależnie od sukcesu rządu w tych najgorszych scenariuszach, wartości firmy A i tak pozostaje wyższa od firmy B, w związku z tym decyzja o zakupie powinna być podjęta na korzyść firmy B.

5. Czy mamy do czynienia z barierą kulturową w negocjacji?

Niezależnie od naszego stylu negocjacyjnego istnieje druga warstwa zachowań, o których powinniśmy pamiętać i których powinniśmy być świadomymi – mowa tutaj o wartościach i przekonaniach kulturowych i obyczajowych.

Dobry przykład wspomnianych różnic doświadczała Ola podczas wizyty w Tanzanii, gdzie diametralnie różnił się sposób prowadzenia negocjacji przez lokalną ludność. Charakteryzował się on dużym naciskiem na budowanie relacji połączonym z kultywowaniem tradycji, co koniec końców niezwykle wydłużało sam proces negocjacji. Dla nas - ludzi zachodu - niewyobrażalne jest, żeby prostą transakcję zakupu owocu czy też naprawy kabla prowadzić przez cały dzień. Dopiero po zaakceptowaniu tych różnić Ola mogła „prawidłowo” funkcjonować w sytuacjach handlowych w Tanzanii. Więcej o tych i innych perypetiach związanych z emigracją zarobkową do Afryki dowiesz się z odcinka „Życie i praca w Tanzanii”.

Wracając do różnić kulturowych i możliwych barier przez nich stawianych, musimy pamiętać, że nawet w ramach jednej kultury możemy doświadczać wielu różnic (o tym znowu opowiadał Maciek w kontekście pracy z Hindusami w odcinku 12 i 13)

 

Istnieje powiedzenie:

Si fueris Romae, Romano vivito more - będąc w Rzymie, czyń jak Rzymianie;

polski odpowiednik tego przysłowia: jeśli wejdziesz między wrony, musisz krakać jak i one;

Problemy takiej strategii: jeżeli obie strony zmodyfikują swoje zachowanie w znaczącym stopniu, wtedy jeszcze bardziej utrudnią sobie znalezienie „złotego środka”. Dodatkowo nigdy nie będziemy w stanie w pełni zrozumieć wszystkich niuansów kulturowych drugiej strony, co może skutkować tym, że nasze zachowanie będzie postrzegane, jako bezmyślne naśladowanie zasłyszanych zachowań.

Stąd też lepiej tylko nieznacząco modyfikować nasze zachowanie tak, aby pokazać zrozumienie drugiej strony zamiast kompletnie je zmieniać. Aby to zrobić z sukcesem, rób dobre rozeznanie o danej kulturze z wyprzedzeniem, miej z tyłu głowy, że nawet w ramach kultury niewielkiego narodu mogą występować duże różnice lokalne.

 

6. Jak radzić sobie z etycznymi dylematami?

Ogólnie rzecz ujmując można stwierdzić, iż przy rozpatrywaniu dylematów natury etycznej możemy kierować się dwoma wytycznymi: etycznymi standardami wytyczonymi przez prawo oraz ogólnymi etycznymi standardami obowiązującymi w danej społeczności.

W kwestiach prawnych przede wszystkim opieramy się na definicji oszustwa, rozumianego jako fałszywa reprezentacja faktycznego stanu, przedstawiona przez drugą stronę.

I tak, w przypadku sprzedaży smartphona gdyby Kamil okłamał Bartka ws. swojej najgorszej akceptowalnej ceny, nie było by to oszustwo z tej racji, że kupujący – Bartek ma możliwość sprawdzić w niezależnych źródłach ceny tego smartphona (np. poprzez analizę analogicznych ofert). Oszustwo pojawiłoby się gdyby tylko Kamil znał prawdziwą wartość towaru i umyślnie zawyżył ją celem wykorzystania tej niewiedzy dla uzyskania korzyści majątkowych.

 

 

Rozpatrując standardy etyczne nieformalne – obowiązujące w społeczności – możemy odwołać się do trzech metod weryfikacji naszych założeń (w celu odpowiedzi na pytanie czy czynność jest etyczna czy też nie):

I.. Standardy panujące w danej organizacji (spisane w formie kodeksu) jasno i wyraźnie odróżniające zachowania akceptowalne od potępianych.

II. Weryfikacja u naszego mentora – osoba, którą podziwiamy i której osądom ufamy na tyle, aby zawierzyć jej podjęcie decyzji dotyczącej etyczności naszych działań.

III. Osobiste standardy:

-odpowiedzieć najbardziej obiektywnie jak to możliwe na pytanie: jak ja się z tym czuję?

- wyobrażenie sobie sytuacji, w której nasze zachowanie i jego skutki zostają opisane przez prasę i znajdują się na stronach tytułowych. Czy nadal czulibyśmy się dobrze ze swoim wyborem?

- podobnie jak powyżej: wyobrażenie sobie sytuacji, w której nasze plany i zachowania zostają upublicznione na forum rodziny i najbliższych. Czy nadal broniłbyś swoich decyzji?

 

Wniosek: przed rozpoczęciem negocjacji, niezależnie od sprawdzenia prawnych standardów etycznych, wybierz co najmniej jedną ogólną metodę weryfikacji (prasa, rodzina itd.) Twoich zachowań.

 

7. Czy powinienem skorzystać ze wsparcia osób trzecich?

Zanim podejmiemy decyzję o tym, czy korzystać ze wsparcia osoby trzeciej reprezentującej nas w trakcie negocjacji, powinniśmy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

- czy ta osoba jest lepszym negocjatorem od nas?

- czy ma ona większe od nas doświadczenie w tym konkretnym typie negocjacji, w którym byśmy go chcieli zatrudnić?

- czy do negocjacji potrzebna jest znajomość zagadnień technicznych, w których specjalizuje się nasz reprezentant (np. prawo)?

- ile czasu musimy zainwestować w negocjacje?

- jaka jest nasza relacja z drugą stroną?

Kiedy negocjujesz z pośrednikiem/reprezentantem, zawsze upewnij się o ich pełnomocnictwie.

Może bowiem zaistnieć sytuacja, w której (wracając do przykładu Kamila i Bartka) naszego sprzedającego reprezentuje Maciek. Przedstawia się Bartkowi zapewniając go (werbalnie) o swoim pełnomocnictwie w stosunku do sprzedaży telefonu. Po kilku godzinach zawziętych rozmów Bartek dobija targu z Maćkiem i jedzie na spotkanie z Kamilem celem odbioru telefonu. Na miejscu okazuje się, że Maciek nie miał pełnomocnictwa Kamila do negocjacji ceny i cały proces musimy zaczynać od nowa.

Brzmi to niesamowicie, ale o wiele poważniejsze analogie mają miejsce bardzo często w biznesie. W związku z tym w przypadku wystąpienia trzeciej strony w negocjacjach upewnijmy się na początku o pełnomocnictwie tej osoby do zaciągania zobowiązań.

Musimy pamiętać o trzech rodzajach pełnomocnictwa:

- pełne (gdzie zakres i osoba docelowa jest dokładnie sprecyzowana nie zostawiając cienia wątpliwości)

- sugerowane (gdy stanowisko reprezentanta sugeruje jego pełnomocnictwo do rozmów z nami)

- pozorne (gdy reprezentant tylko udaje, że ma pełnomocnictwo do działania)

Wniosek: Nie zakładaj, że druga strona ma pełne pełnomocnictwo do negocjacji tylko dlatego, że z Tobą negocjuje. Nie bój się dopytać o pełnomocnictwo drugiej strony przed rozpoczęciem negocjacji.

 

Chcesz dowiedzieć się jak jeszcze skuteczniej rozwijać

swoje umiejętności negocjacyjne? Pobierz zatem wersję pdf tego materiału, w której znajdziesz dodatkowe informacje i wskazówki nie publikowane tutaj i w podcastcie.

...................................................................

POBIERZ PORADNIK

 

Dziękuje Ci za zapocznanie się z tym materiałem 🙂

Powodzenia w dalszych negocjacjach!

 

PS Czujesz niedosyt? Spokojnie, to był dopiero początek 🙂 zapraszam do nastepnych odcinków cyklu Negocjacja krok po kroku:

Gorąco zachęcam Cię do zapoznania się z poprzednimi odcinkami, jeżeli trafiłeś tutaj w pierwszej kolejności:

Negocjacja krok po kroku – Główne pułapki i narzędzia negocjacyjne 

Negocjacja krok po kroku – Jak zabezpieczyć korzystny kontrakt?

Negocjacja krok po kroku - Alternatywne metody rozwiązywania konfliktów

Wybrane źródła:

 

„Successful Negotiation: Essential Strategies and Skills” - University of Michigan.

 

 

 

ropp16 max - Negocjacja

Archiwum

Newsletter

Subscribe to

Projekt porażka

Or subscribe with your favorite app by using the address below

Archiwum

Newsletter

Subscribe to

Projekt porażka

Or subscribe with your favorite app by using the address below

Archiwum

Newsletter

Subscribe to

Projekt porażka

Or subscribe with your favorite app by using the address below

Archiwum

Newsletter

Dodaj komentarz

Bądź pierwszy!

Powiadom o
avatar

wpDiscuz