Negocjacja krok po kroku – Jak zabezpieczyć korzystny kontrakt?

Negocjacja krok po kroku.

Jak zabezpieczyć korzystny kontrakt?

Wolisz słuchać zamiast czytać? Zapraszam zatem do odsłuchania tego materiału w formie podcastu:

Możesz również pobrać ten odcinek klikając tutaj

 

Niezależnie czy mamy do czynienia z sytuacją rozwiązywania konfliktu czy ubijania interesu, musimy pamiętać o tym, że negocjacje zawsze odbywają się w cieniu prawa. W przypadku, gdy wdrożyliśmy już skuteczną strategię negocjacyjną i wykorzystaliśmy odpowiednie narzędzia negocjacyjne, nie pozostaje nam nic innego jak stworzyć kontrakt, opisujący wszystkie parametry naszej umowy. Temu właśnie poświęcony będzie dzisiejszy wpis.

 

Podpisanie kontraktu stanowi wisienkę na torcie negocjacyjnym. Aby się upewnić, że deser nam się uda, musimy omówić następujące aspekty:

1. Miejsce i rola kontraktów w negocjacjach

2. Umocowanie prawne kontraktów

3. Kluczowe elementy przy zawieraniu kontaktów

4. Biznesowe vs prawne aspekty tworzenia kontraktów

 

1..Miejsce i rola kontraktów w negocjacjach

Na początku warto przedstawić definicję kontraktu, gdzie kontrakt jest to umowa umocowana prawnie. Musimy bowiem pamiętać, iż negocjacje odbywają się w cieniu prawa, od którego nie ma ucieczki, niezależnie od tego z jakim typem negocjacji mamy do czynienia. Tak jak mówiliśmy w poprzednim wpisie dotyczącym narzędzi negocjacyjnych, wyróżniamy dwa typy negocjacji: pierwszym jest ubicie interesu (tutaj prawo stanowi fundament tworzonego kontraktu), a drugim rozwiązanie konfliktu (tutaj narzędzia prawne takie, jak spór sądowy mogą być wykorzystane jako BATNA).

W świecie biznesu kontrakt jest gwarantem wynegocjowanych parametrów transakcji, niezależnie od tego czy dotyczą one wymiany dóbr, nieruchomości czy też usług. To dzięki niemu organizacje są w stanie przygotowywać budżety i plany długookresowe, wiedząc z góry, iż ich interesy zostały formalnie zabezpieczone i potwierdzone przez wszystkie strony.

Wykres 1. Typy kontraktów

ropp18 wykres1 - kontrakt

Ale jak to się ma do przeciętnego Kowalskiego? Czy z jego perspektywy kontrakty mają większą wagę? Odpowiadając na to pytanie opowiem Ci anegdotę: przez ostatnie cztery lata pracowałem w branży energetyki wiatrowej. Zatrudniała mnie duża i stabilna międzynarodowa organizacja ze Skandynawii – gwarant rzetelności! Nie zmienia to jednak faktu, że pewnego dnia dostaliśmy krótki telefon ze Sztokholmu z informacją, iż grupa postanowiła wycofać swoją działalność operacyjną z Polski, co naturalnie wiąże się z rozwiązaniem również naszych umów.

W tym momencie w pierwszej kolejności odświeżyłem sobie w pamięci moją umowę konsultingową, którą jako mikroprzedsiębiorca miałem podpisaną z firmą. To dzięki parametrom, które udało mi się tam wynegocjować, moja krótkoterminowa przyszłość została zabezpieczona.

Wniosek: kontrakt stanowi punkt docelowy zdecydowanej większości negocjacji, dlatego nie odpuszczajmy w ich trakcie do samego końca.

 

2..Umocowanie prawne kontraktów.

Ludzie mają to do siebie, że każdy z nas ma swój pomysł na życie. Jeżeli tylko dochodzimy do władzy, to zaczynamy nasze podejście i filozofię forsować u innych. Podobnie rzecz się ma przy rozpatrywaniu systemu prawnego obecnego na świecie. Z grubsza możemy wyszczególnić kraje stosujące u siebie system prawa cywilnego (civil law) oraz prawa zwyczajowego (common law).

Prawo cywilne wykształtowało się w Europie kontynentalnej, a jego fundament stanowią kodeksy i ustawy odgórnie regulujące większość z codziennych zdarzeń zarówno biznesowych, jak i ogólnych. Kontrakt stworzony w ramach prawa cywilnego zazwyczaj bywa krótszy i mniej rozbudowany, niż ten stworzony w systemie prawa zwyczajowego. Genezą tego drugiego była Anglia i obecnie możemy stwierdzić, iż stosowany jest on w krajach, w którymi historycznie rządziła Anglia. Naturalnie występuje wiele odstęp jak np. USA, które w zdecydowanej większości operują w ramach prawa zwyczajowego z wykluczeniem stanu Luizjana zakupionego swojego czasu od Francuzów – dzięki czemu i w nim obowiązuje kodeks cywilny.

Kontrakty zawierane w ramach prawa zwyczajowego mają tendencję do opisywania wszystkich możliwych zdarzeń (nieobjętych precedensem) celem zabezpieczenia interesów stron.

Wykres 2. Prawo cywilne i zwyczajowe

ropp18 wykres2 kontrakt

Patrząc na to z tej strony, inaczej można oceniać instrukcje dotyczące nie wkładania kota do mikrofali (made in USA) J w ramach prawa zwyczajowego, strony próbują bowiem w ramach kontraktów zabezpieczyć się przed wszystkimi potencjalnymi ryzykami, często opisując każdą możliwą sytuację, co tylko wydłuża i komplikuje kontrakt.

3..Kluczowe elementy przy zawieraniu kontaktów.

Aby ułatwić proces przygotowania kontraktu warto zadać sobie kilka pytań.

Pytanie pierwsze: czy faktycznie zawarta została umowa?

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że jest to kwestia oczywista. W rzeczywistości jednak potrafi się ona komplikować, co przedstawiono w następujących przykładach:

Przykład 1.

Sklep detaliczny chce zakupić od producenta telewizory z dostawą do swojej placówki. W związku z tym w poniedziałek wysyłają swoją ofertę do producenta. Ten we środę akceptuję umowę, ale zmienia warunki odbioru towaru tak, aby odbiór odbył się bezpośrednio z fabryki. W piątek sklep zgadza się na zaistniałe zmiany.

Kiedy nastąpiło zawarcie umowy? Odpowiedź brzmi w piątek. Nie zmienia to faktu, że sklep miał pełne prawo wycofać się we środę z umowy, jako że producent zmieniając parametry odbioru przedstawił tak naprawdę kontrofertę. Temat ten dokładniej przedstawiono w następnym przykładzie.

Przykład 2.

Ola poszukuje pracy. Pracodawca przekazuje jej ofertę o następujących parametrach: 4000 zł brutto miesięcznego wynagrodzenia, wymagana duża mobilność, pakiet ubezpieczenia wykupiony na koszt pracodawcy.

Po zapoznaniu się z ofertą, Ola wystosowuje odpowiedź do pracodawcy: „Dziękuję za rozpatrzenie mojej kandydatury. Przed akceptacją Państwa oferty chciałabym doprecyzować, czy w ramach dużej mobilności będzie mi udostępniony samochód służbowy?”

W odpowiedzi na to pracodawca informuje o wycofaniu swojej oferty do Oli. Czy miał prawo to zrobić? Odpowiedź brzmi tak: pytanie Oli można zrozumieć jako kontrofertę, która stanowi podstawę do unieważnienia pierwotnej oferty.

Pamiętajmy, że niewłaściwie zadane pytanie na etapie negocjacji kontraktu może zostać potraktowane, jako kontrofertatwitter

 

Jak zatem możemy się zabezpieczyć przez tego typu błędami w komunikacji? Możemy np. przygotować razem z drugą stroną wstępny dokument określający ramy i zasady współpracy. Tego typu dokumenty nazywane bywają listem intencyjnym (LOI), niewiążącą ofertą (NBO) czy też memorandum zrozumienia (MoU). Ogólna zasada jest taka, iż dokumenty te nie są wiążące w swojej naturze. Niemniej jednak warto ten zapis dodać w formie osobnego paragrafu umowy tak, aby uniknąć nieporozumień.

Pytanie drugie: czy występuje wymiana?

Zdroworozsądkowo umowa polega na wymianie dóbr lub usług, w większości przypadków za rekompensatę finansową. Ta zasada dotycząca wymiany jest obowiązująca w prawie zwyczajowym, niemniej jednak warto ją używać również w prawie cywilnym. Nie zmienia to faktu, że w ramach prawa cywilnego często zasada wymiany jest traktowana po macoszemu, dlatego też często widzimy transakcje zakupu np. kopalni wartej kilkaset mln zł – za symboliczną złotówkę.

Pytanie trzecie: czy umowa jest legalna?

Jeżeli zawieramy umowę z drugą stroną, warto upewnić się, czy wszystkie jej parametry są w pełni legalne. Przekonał się o tym 21-latek z Ełku, który w 2010 roku postanowił udać się na policję i zgłosić pogwałcenie umowy zakupu 1kg marihuany. Poszkodowany zamiast substancji odurzających otrzymał kilogram...papieru. Niestety przedmiot transakcji był dla policji ważniejszy, niż sam fakt popełnienia oszustwa.

Legalność umowy może być również kwestionowana, w przypadku gdy umowa przygotowana została zbyt ogólnie i nieprecyzyjnie.

Pytanie czwarte: czy umowa musi być spisana?

Teoretycznie kontrakt nie musi zostać spisany, lecz złota zasada mówi, by mimo wszystko zawsze spisywać umowę na papierze. Musimy przy tym pamiętać, że kiedy redukujemy nasze ustalenia werbalne do słownictwa kontraktu – wtedy wiążące jest tylko to, co znajduje się na papierze.

Dodatkowo część zobowiązań jest z automatu narzucana niezależnie od ich zawarcia w umowie (np. kwestie podatkowe rozliczania podatku dochodowego).

4..Biznesowe vs prawne aspekty tworzenia kontraktów.

Wróćmy do początkowej definicji: kontrakt jest to umowa umocowana prawnie.

Przy przygotowaniu kontraktu zazwyczaj korzystamy z usług prawników. Ich celem jest rozbudowanie umowy do tego stopnia, abyśmy byli zabezpieczeni przed każdą możliwą ewentualnością.

Ich ukrytym celem jest zaszyfrowanie umowy w ten sposób, abyśmy nie byli w stanie bez ich pomocy rozwiązać ewentualnych przyszłych problemów.

Generalnie przy przygotowaniu kontraktów możemy kierować się dwiema zasadami:

  1. Unikanie strat -> tworzenie idealnego kontraktu z perspektywy prawa
  2. Tworzenie wartości dodanej -> realizacja biznesowych celów

 

W związku z tym nasuwają się dwa podstawowe pytania:

1..Jak możemy konstruować kontrakty, aby realizacja biznesowych celów nie zatracała się w technikaliach prawnych?

2..Jak sprawić, aby aspekty prawne były bardziej zrozumiałe?

Unikanie strat stanowi tradycyjne prawne podejście do przygotowywania kontraktów. Mają one być ostateczne, wiążące i umocowane prawnie. Koniec końców umowa ma być idealna z perspektywy prawa.

Jakie są problemy z tego typu strategią?

- długość i stopień skomplikowania umowy wzrasta astronomicznie

- wzrost kosztów transakcyjnych (czas i koszt prawników przy przygotowaniu umowy i dalszej jej interpretacji)

- kontrakt staje się punktem zapalnym przy pojawiających się konfliktach, zamiast stanowić narzędzie do ich rozwiązywania

- przy negocjacjach między różnymi kulturami może to być źródło konfliktów (gdy druga strona wyznaje zasadę zaufania)

- skupienie się na negatywnych aspektach prowadzenia biznesu

 

Jaka jest alternatywa? Szkockie podejście minimalizmu w kontraktach, w ramach którego powinny one zawierać wyłącznie najbardziej niezbędne parametry, takie jak opis dóbr stanowiących podstawę kontraktu i ich cen, czy też opis praw intelektualnych. Przy tego typu kontraktach w większym stopniu opieramy się na zasadach ogólnych zapisanych w prawie.

No dobrze, ale jaką zasadą przy przygotowaniu kontraktu powinienem się kierować?

Złota zasada mówi, że jeżeli w relacjach biznesowych mamy jednorazową umowę transakcji – np. udziałów – stosujmy wtedy klasyczne podejście unikania strat.

Jeżeli z drugiej strony mamy do czynienia z długotrwałą współpracą – minimalizujmy prawne aspekty i skupmy się na robieniu biznesu poprzez stosowanie zasady tworzenia wartości dodanej.

W ramach podsumowania, chciałbym Ci dać krótką listę pytań i sugerowanych podpowiedzi, którą powinieneś wykorzystywać przed finalnym podpisaniem kontraktu. Dzięki temu upewnisz się, że całe ciężkie negocjacje nie poszły na marne.

 

1..Czy zawieramy wstępne dokumenty?

Generalnie, gdy wykorzystujemy listy intencyjne czy memoranda, dopisujmy w nich, że służą one tylko celom negocjacyjnym i nie są wiążące.

2..Czy osiągnęliśmy porozumienie?

Kiedy druga strona złoży ofertę, uważaj z dodawaniem dodatkowych wymogów do Twojej „akceptacji”: kontroferta może skutkować wypowiedzeniem pierwotnej oferty.

 

3..Czy obie strony coś oddały?

Zastanówmy się, czy nasz kontrakt faktycznie przedstawia zasadę wzajemności.

4..Czy umowa jest prawnie wiążąca?

Zapytajmy prawnika, jeśli to konieczne, czy wszystkie z parametrów umowy są zgodne z obowiązującym prawem.

5..Czy umowa została spisana?

Nawet, kiedy nie jest to wymagane, lepiej ją spisać.

6..Czy Twoja spisana umowa zawiera wszystkie parametry wynegocjowane wcześniej?

Podczas negocjacji zrób listę wszystkich najważniejszych kwestii tak, abyś miał pewność, że nic Ci nie umknęło.

Chcesz dowiedzieć się, jak jeszcze skuteczniej rozwijać

swoje umiejętności negocjacyjne? Pobierz zatem wersję pdf tego materiału, w której znajdziesz dodatkowe informacje i wskazówki niepublikowane tutaj i w podcastcie.

...................................................................

POBIERZ PORADNIK

 

Dziękuję Ci za zapoznanie się z tym materiałem 🙂

Powodzenia w dalszych negocjacjach!

 

PS Nie kończ tutaj! W ramach cyklu negocjacja krok po kroku znajdziesz jeszcze:

Negocjacja krok po kroku - Tworzenie skutecznej strategii negocjacyjnej

Negocjacja krok po kroku – Główne pułapki i narzędzia negocjacyjne

Negocjacja krok po kroku - Alternatywne metody rozwiązywania konfliktów

Wybrane źródła:

 

„Successful Negotiation: Essential Strategies and Skills” - University of Michigan.

Artykuł BATNA - definicja i zastosowanie

 

 

ropp18 max - kontrakt

Archiwum

Newsletter

Subscribe to

Projekt porażka

Or subscribe with your favorite app by using the address below

Archiwum

Newsletter

Subscribe to

Projekt porażka

Or subscribe with your favorite app by using the address below

Newsletter

Dodaj komentarz

Bądź pierwszy!

Powiadom o
avatar

wpDiscuz