Tag: Czas

Czy warto być perfekcjonistą?

Czyli o błędach popełnianych przy zarządzaniu zadaniami

Wolisz słuchać zamiast czytać? Zapraszam zatem do odsłuchania tego materiału w formie podcastu:

Możesz również pobrać ten odcinek klikając  tutaj

 

 

Perfecjonista na odwyku

W mojej poprzedniej firmie zaczynałem od najniższego stanowiska – asystenta kierownika projektów. Chcąc szybko awansować postanowiłem, że każde nadarzające się zadanie będę wykonywać bezbłędnie. Moim celem było udowodnienie swojej wartości poprzez dowiezienie wyników o najwyższej jakości, do tego elegancko opakowanych.

Jednym z zadań, które mi przydzielono była analiza firm konkurencyjnych operujących w okolicy rozwijanych przez nas projektów.

 

Mając takie zadanie najpierw poświęciłem kilka godzin na przygotowanie rozbudowanej tabeli w excelu do zbierania wyników moich analiz. Aby w profesjonalny sposób prezentować dane, skupiałem się na tworzeniu wykresów i tabeli pivot (których tworzenia musiałem nauczyć się doszkalając się na youtube itp.). Dalej zacząłem przeglądać ogólnodostępne bazy danych (bipy gmin, stowarzyszenia antywiatrowe działające w okolicy) po to, by na koniec złapać za telefon i obdzwaniać wybrane urzędy gmin. Gdy ustaliłem już, że we wszystkich 4 gminach ościennych nie ma projektów konkurencyjnych postanowiłem rozszerzyć swoje badania – tak, aby się upewnić jak wygląda sytuacja w większej skali.

 

 

Skutki perfekcjonizmu

W wyniku tych wszystkich działań przedstawiłem przełożonej kilkadziesiąt rekordów w excelu, razem z rozbudowanym raportem. Całość zajęła mi ok 3 dni (wliczając w to inne obowiązki). Jak się później okazało, analogiczne zadanie należało wykonać dla następnych gmin w okolicy, dla których rozwijaliśmy projekty. Niestety zadanie to miało bardzo napięty harmonogram czasowy. System pracy, który sobie stworzyłem, pozwolił mi zweryfikować ok 65% gmin, które nas interesowały.

Projekt analizy konkurencji w okalających gminach, jako całość nie został ukończony na czas. Poszczególne zadania (wybrane lokalizacje) zostały wykonane perfekcyjnie, przy jednoczesnym kompletnym pominięciu pozostałych.

 

 

Wnioski

perfekcjonizm wygrał tę rundę. Położyłem nacisk na tych elementach, które kompletnie tego nie wymagały (rozbudowane tabele, wykresy, rozszerzanie badania o gminy niesąsiadujące bezpośrednio), przez co nie starczyło mi czasu na wykonanie głównego celu zadania, którym była weryfikacja obecności firm konkurencyjnych we wszystkich wybranych lokalizacjach.

 

 

Nauka na błędach

należy dokładnie zrozumieć cel naszego działania w perspektywie dostępnego czasu. Musimy zastanowić się, co jest najważniejsze, a co może poczekać. W opisywanym przykładzie powinienem kompletnie porzucić kwestię rozbudowanego raportowania na rzecz najważniejszego zadania: zbadania konkurencji. Gdyby udało mi się to ukończyć przed terminem, nie musiałbym wysyłać rozbudowanego maila z wynikami i raportami dziennymi. Zamiast tego spotkałbym się z przełożoną, zaprezentował jej wyniki w formie ustnej prezentacji i po tym poprosił o ekstra czas na podsumowanie wyników – wtedy cel całego projektu zostałby w o wiele lepszy sposób wypełniony.

 

Aby zwalczać perfekcjonizm nie bójmy się rezygnować z pewnych rzeczy w trakcie realizacji projektu. Zróbmy burzę mózgów ze wszystkimi zainteresowanymi stronami i ustalmy priorytety, następnie podzielmy dane zadania i trzymajmy się terminów.

Lepiej zrobić coś całkiem dobrze, ale na czas niż perfekcyjnie i po terminie. Zwłaszcza, gdy zadanie, którym się zajmujemy nie ma wysokiego priorytetu.

 

Lepiej zrobić coś całkiem dobrze, ale na czas niż perfekcyjnie i po terminietwitter

 

Naturalnie, aby walczyć z perfekcjonizmem musimy najpierw zdać sobie sprawę, iż jesteśmy jego ofiarą. Lecz nasz przeciwnik ma wiele twarzy, a my musimy nauczyć się rozpoznawać każdą z nich:

 

1. Wewnętrzny perfekcjonizm

To mój przypadek – mianowicie nieosiągalne standardy narzucam sam sobie. Nie potrzebuję nikogo z zewnątrz do tego, by budować presję wokół jakości mojej pracy. Dostając zadanie dobudowuję sobie do niego 5 zadań pobocznych, które w mojej ocenie zwiększą, jakość końcową. W momencie, gdy nie uda mi się zrealizować tego, co zaplanowałem – zaczynam się obwiniać i krytykować, nawet gdy inni są zadowoleni z końcowych efektów, gdzie często w mojej ocenie jest to wtedy zadowolenie powierzchowne. Dlaczego niektóre z naszych celów są z góry skazane na porażkę?

 

2.Zewnętrzny perfekcjonizm

W tym przypadku nierealistyczne standardy jakości narzucamy wszystkim wokół – podwładnym, rodzinie i znajomym. Oczekujemy perfekcyjnego rezultatu, a gdy to nie następuje zaczynami wywody i obwinianie drugiej strony. Ten perfekcjonizm rozsiewa zatem swoją toksyczność na całą grupę ludzi.

 

3. Społeczny perfekcjonizm

Tutaj do gry wchodzą głosy w naszej głowie – zaczynamy sobie wyobrażać, iż to bliżej nie określone społeczeństwo wymaga od nas najwyższej jakości i perfekcjonizmu. Gdy nie udaje nam się spełnić wygórowanych standardów wmawiamy sobie, że inni będą nam to wytykali i na pewno tylko na to czekają. Ten typ perfekcjonizmu jest najbardziej niebezpieczny – generuje depresję, stany lękowe i problemy z agresją.

 

No dobrze, a co jeżeli nie wiem czy można mnie zaklasyfikować jako perfekcjonistę? Wypatrujmy następujących symptomów:

 

 

Symptomy perfekcjonizmu:

  • ciągłe zwątpienie - najlepszym przyjacielem perfekcjonisty jest zwątpienie. Towarzyszy ono na każdym etapie pracy, a w szczególności w momencie jej ukończenia. Pytania w stylu: czy jest to wystarczająco dobre? Czy inni będą zadowoleni z rezultatów? Czy nie można było tego zrobić lepiej? Pojawiają się u każdego z nas na pewnym etapie prac. Jeżeli jednak jest to nagminne, a wrażenie zwątpienia nas nie opuszcza nawet na chwilę – może to być objaw perfekcjonizmu.
  • myślenie zero jedynkowe - perfekcjoniści widzą świat czarno-biały. Albo coś jest idealne, albo beznadziejne. Nie ma tutaj złotego środka.
  • myślenie katastroficzne - wiąże się z poprzednim punktem. Idea jest taka, że bojąc się porażki (czytaj nieperfekcyjnego rezultatu) wpadamy w retorykę w stylu: „Jeżeli nie zrobię tego dobrze, współpracownicy mnie wyśmieją”, „nie mogę pozwolić, by pomyśleli, że jestem niekompetentny” itd.
  • słomiany zapał - wiedząc, że efekt pracy ma być perfekcyjny, perfekcjonista może odwlekać rozpoczęcie pracy nad projektem wpadając w sidła prokrastynacji. W skrajnym przypadku może podjąć decyzję o porzuceniu projektu – wszystko po to, by nie dopuścić do sytuacji, w której rezultat mógłby być nieperfekcyjny.
  • przepracowanie - czy stale czujesz się przepracowany? Niezależnie od tego, ile masz na talerzu nie możesz uciec od wrażenia, iż tego jest za wiele? Może to być kolejną oznaką perfekcjonizmu. Zwróć uwagę czy wrażenie przepracowania nie towarzyszy Ci stale lub w przeważającej mierze.

 

Ten portal i moja praca również nie są perfekcyjne. Przykładem jest niedawno opublikowany materiał promocyjny:

w którym po waszych komentarzach dojrzałem następujące błędy:

  • zbyt duża ilość gestykulacji (utrudnia skupienie)
  • trudno dostrzegalny prześmiewczy charakter względem coachingu
  • zbyt cichy podkład audio

 

Niemniej jednak cieszę się, że kontynuuję ten projekt i że w tym uczestniczysz – choćby tylko to czytając. Dziękuję Ci za to 🙂

 

Pozdrawiam,

Wybrane źródła:

 

anorexia nervosa: Novel performance based evidence.  PLoS ONE, 9, 1-7.

Shafran, R. & Mansell, W. (2001).  Perfectionism and psychopathology: A review of research and treatment.  Clinical Psychology Review, 21, 879-906.

http://www.quickanddirtytips.com/health-fitness/mental-health/toxic-habits-perfectionism?page=1

https://www.anxietybc.com/sites/default/files/Perfectionism.pdf

 

Lloyd, S., Yiend, J., Schmidt, U., & Tchanturia, K. (2014).  Perfectionism in

pp29 max perfekcjonizm

Archiwum

Newsletter

Newsletter

6 metod na zwiększenie swojej punktualności

Wolisz słuchać zamiast czytać? Zapraszam, zatem do odsłuchania tego materiału w formie podcastu:


Możesz również pobrać ten odcinek klikając tutaj

 

 

Garnitur gotowy, buty wypastowane, teczka gotowa. Wsiadam do autobusu i ruszamy. Skąd taki korek? Przecież jest.. no tak, 8 rano. Dobra, nie ma problemu. „Jak dojadę” mówi, że mam jeszcze do przejścia pieszo 15 minut, to podbiegnę ten kawałek i będę na czas. Kurde! Jak mogłem nie zauważyć tej kałuży. Trudno, nie mam czasu teraz się tym zająć. Ok, ju.. ju.. już jestem. Tera…z tylko złapać oddech i wchodzę.

Panie Nowak. Spóźnił się pan.

 

To zostało wypowiedziane. A co stoi za tymi słowami?

- Nie dość, że się spóźnił to jeszcze cały jest umorusany

Ręka, którą mi podał na przywitanie jest cała spocona! Obrzydliwe

- Bije od niego zdenerwowanie i napięcie

 

Czy tak powinno wyglądać Twoje pierwsze wrażenie? Nawet jeśli spotykasz się już któryś raz z rzędu, to i tak powyższy obrazek może zepsuć Twój wizerunek.

 

W tym artykule przedstawię Ci 6 sprawdzonych metod na unikanie powyższej sytuacji i poprawę punktualności.

 

 

Większość osób mających problemy z punktualnością nie zdaje sobie w pełni sprawy, jak ich brak punktualności jest odbierany przez innych. Mianowicie, punktualność jest oznaką szacunku dla drugiej strony. Nie wystarczy bowiem zachowywać się kurtuazyjnie, używać odpowiednich słów czy też komplementować innych. To wszystko może zdać się na nic, jeżeli będziemy okazywać brak szacunku dla czasu drugiej strony.

Spóźniając się na spotkanie pokazujemy, że nasz czas jest ważniejszy od czasu innych (np. przedkładając własne sprawy na „przed” niż „po” spotkaniu) lub też, że nie potrafimy gospodarować się swoim czasem (np. zakładając zbyt optymistycznie czas potrzebny na podróż).

 

Patrząc skrajnie na ten temat, czy uwierzyłbyś w zapewnienia swojego pracownika/wykonawcy, że dostarczy projekt na czas, kiedy nie jest on nawet w stanie terminowo stawiać się na spotkania?

Spóźniając się na spotkanie pokazujemy, że nasz czas jest ważniejszy od czasu innychtwitter

 

 

Jakie zatem możemy podjąć kroki, aby poprawić swoją punktualność?

 

 

1. Zakładaj najgorszy możliwy scenariusz (worst case scenario)

Analizuj, obserwuj i przewiduj wydarzenia, takie jak remonty, wyłączenia dróg, zmiany w komunikacji. Dodatkowo zabezpiecz czas na sytuacje nieprzewidywalne. To samo tyczy się spotkań zdalnych, na których powinieneś zaplanować ekstra czas na weryfikacje sprzętu m.in. Telefonu, mikrofonu, kamery, łączy internetowych. Pamiętaj: wszystkie te rzeczy mogą zawieść w najmniej spodziewanym momencie.

 

 

2. Planuj przybyć wcześniej

Zmień swój cel: zamiast planować być na czas, planuj przybywać ok 15 minut wcześniej. W ten sposób nawet, jak się spóźnisz 5-10 minut to i tak będziesz na czas, dodatkowo zyskasz okazję odświeżenia się przed spotkaniem, skorzystania z toalety czy wysłania zaległych maili/smsów.

W najgorszym razie (zakładając tę strategię) nawet, jeśli się spóźnisz (względem swojego celu: być 15 min wcześniej) to i tak na samo spotkanie będziesz na czas, dzięki zastosowanemu buforowi.

 

Rysunek 1. Rola czasowego buforu bezpieczeństwa w punktualności.

wykres ropp5

 

3. Wyliczaj średni czas przejazdu

Jeśli planujesz mniej priorytetową podróż (np. codzienne dojazdy do pracy) dobrym pomysłem jest precyzyjne oszacowanie czasu dojazdu w różnych okolicznościach. Możesz to robić poprzez proste badanie: ustawiaj stoper każdego dnia, mierz czas dojazdu, zbieraj dane przez kilka tygodni (im dłużej będziesz je zbierał, tym bardziej wiarygodne będą wyniki), a na koniec wyliczaj średnią. W ten sposób z większym prawdopodobieństwem będziesz w stanie zaplanować czas dojazdu we wtorek, czwartek czy inny dzień tygodnia (w miastach takich jak Warszawa, w poniedziałki i piątki ruch na drogach zazwyczaj jest wzmożony, z racji na ludzi wyjeżdzających i wracających do miasta w tym czasie).

Aby ułatwić Ci ten proces, przygotowałem edytowalną tabelę, w której będziesz mógł wpisywać wyniki pomiarów oraz gdzie znajdziesz średnie czasy przejazdów

 

Pobierz edytowalną tabelę

 

 

Pamiętaj: im więcej pomiarów wykonasz, tym dokładniejsze będą Twoje średnie. Im dokładniejsze średnie będą, tym mniejsza szansa, że się spóźnisz.

Dodatkowo, przeprowadzając tego typu badania, kluczowym jest, aby trzymać się jednego typu trasy nie modyfikując go, czyli np. wybierać ten sam autobus, tę samą drogą samochodem itd.

Niezależnie od tego, jeśli będziesz miał bardziej priorytetowe spotkanie na początku danego dnia pracy, dolicz wtedy ekstra czas na nieprzewidziane sytuacje.

 

 

4. Stosuj precyzyjną organizację kalendarza

Planując nowe spotkania, wydarzenia itd. miej na uwadze swój kalendarz. Jeśli zbyt ciasno rozplanujesz poszczególne wydarzenia, to może nie starczyć Ci czasu na podróż pomiędzy nimi. Najczęściej dzieje się tak, że zaplanowany czas na spotkanie jest albo zbyt przeszacowany (kończymy wcześniej), albo niedoszacowany (nie starcza nam czasu).

Jeżeli Twoje problemy z punktualnością Cię przytłaczają, istnieje prosta metoda poprawy stanu rzeczy. Mianowicie, rozpisz wszystkie czynności, które masz do wykonania przed danym spotkaniem. Jeśli jesteś na początku drogi, czyli czujesz, że kompletnie nie masz kontroli nad swoim czasem, wtedy rozpisz dosłownie wszystko. Przykładowo, przygotowując się na spotkanie o 8 rano, Twój harmonogram może wygląd następująco:

 

Rysunek 2. Przykładowy rozkład zajęć przed planowanym spotkaniem

tabela punktualności

Tak przygotowaną listę wydrukuj sobie, lub sporządź ją odręcznie (ta druga opcja jest preferowana z racji na to, że jest większa szansa, że zapamiętasz to, co zapisałeś odręcznie niż na komputerze).

Następnie miej ją przy sobie przez cały czas przed spotkaniem, metodycznie skreślając kolejne pozycje.

Wiem, że może się to wydawać śmieszne, a nawet niepoważne. Ale miej na uwadze, że jest to tylko pewien proces, mający na celu wyrobić w Tobie pozytywne nawyki organizacyjne. Jeśli będziesz go stosować metodycznie i systematycznie, z czasem nie będziesz już potrzebował kartki, a Twój organizm będzie działał jakby był zaprogramowany, wykonując te czynności, które powinien.

Skutek: poprawa punktualności = mniej nerwów + więcej profesjonalizmu

 

 

5. Ustaw elektroniczną formę przypomnienia

Jeżeli spotkania mają się odbywać w twoim biurze lub w jego bezpośrednim otoczeniu, pomocne będą narzędzia przypominające o zbliżających się terminach, np. te z programu Outlook. Niemniej jednak, nie polegaj na nich w pełni – zawsze możesz ich nie zauważyć lub też mogą się ukazać zbyt późno, nie dając Ci dostatecznie dużo czasu na przygotowanie i dotarcie.

Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z serwisów przypominających nam smsowo lub mailowo o nadchodzących wydarzeniach. Jeśli masz telefon cały czas przy sobie, to serwis przypomnień smsowych może być doraźnym rozwiązaniem Twoich problemów (nie jest to link afiliacyjny).

Koniec końców, przy ustalaniu elektronicznych form przypominania, najważniejsze jest dobranie odpowiedniej metody do naszego stylu życia. Dzięki temu zwiększymy szansę skutecznego dostarczenia powiadomienia.

 

 

6. Poproś o pomoc bliskich

Jeżeli wszystkie metody zawiodą, Twoją deską ratunku może być wybór mniejszego zła, a mianowicie skorzystanie z pomocy osoby bardziej punktualnej od Ciebie, którą poprosisz o trenowanie z Tobą punktualności.

Pamiętaj, że będzie to problematyczne dla tej osoby, jak również mało komfortowe dla Ciebie (pokazuje w ten sposób to, że sobie nie radzisz samemu z tym problemem), ale mimo wszystko jest to lepsze niż spóźnianie się na spotkania.

 

A co, jeżeli nawet mimo zastosowania powyższych zasad nie uda Ci się przybyć na czas?

„To nie moja wina. Utknąłem w korku, autobus się zepsuł, a budzik nie zadzwonił”

Brutalna prawda jest taka, że nikogo nie interesują Twoje wymówki. Tak naprawdę pokazują one tylko, że nie jesteś w stanie brać odpowiedzialności za swoje czyny i wolisz szukać kozłów ofiarnych. Zamiast tego przeproś, zaproponuj rozwiązanie bieżącej przyczyny (np. zobowiązując się wychodzić z domu wcześniej lub regularnie sprawdzać stan techniczny samochodu) i zapewnij, że więcej się to nie powtórzy.

W ten sposób wyjdziesz z twarzą, pokażesz, że jesteś odpowiedzialny i że szanujesz czas innych ludzi.

 

 

Aby to zrobić wystarczy, że zastosujesz opisane tutaj metody, a mianowicie:

-- Zakładaj najgorszy możliwy scenariusz

-- Planuj przybyć wcześniej

-- Wyliczaj średni czas przejazdu z wykorzystaniem darmowego szablonu Excel

Pobierz edytowalną tabelę

-- Stosuj precyzyjną organizację kalendarza

-- Ustaw elektroniczną formę przypomnienia

-- Poproś o pomoc bliskich

 

 

 

 

Pamiętaj, że gorąco Cię zachęcam do kontaktu, jeśli tylko:

- Uważasz, że w czymś mogę Ci pomóc,

- Jeśli masz jakieś sugestie dotyczące portalu,

- Masz propozycje na następne materiały,

 

Możesz również zostawić komentarz pod tym wpisem.

 

 

Dziękuje za to, że jesteś czytelnikiem/słuchaczem portalu Rozwój Osobisty Po Polsku

 

Pozdrawiam,

ropp5 max - Punktualności

Archiwum

Newsletter

Archiwum

Newsletter