Tag: Negocjacja

6 najczęściej popełnianych błędów przy prowadzeniu negocjacji

Wolisz słuchać zamiast czytać? Zapraszam zatem do odsłuchania tego materiału w formie podcastu:

Możesz również pobrać ten odcinek klikając tutaj

Czy czułeś kiedyś, że można było wynegocjować więcej? Że nie wszystko poszło po Twojej myśli? Jeżeli tak, to najprawdopodobniej popełniłeś jeden z sześciu najczęściej popełnianych błędów przy prowadzeniu negocjacji.

W ramach tego wpisu razem z moim gościem powiemy Ci jak ich unikać i osiągać swoje cele.

 

 


Dzisiejszy wpis przygotowany został razem z Jackiem z bloga jaknegocjowac.com.pl 

 


 

Błąd nr 1. Niepodejmowanie negocjacji

Pierwszym i największym błędem negocjacyjnym jest rezygnacja na starcie. Niepodejmowanie negocjacji, to pozbawienie siebie szansy na uzyskanie lepszych warunków porozumienia. Niezależnie od tego czy negocjacja dotyczy zakupu towaru, podwyżki czy rozwiązania sporu.

 

Podejmując negocjacje dajesz sobie szansę na to, by:

- zarobić więcej lub wydać mniej

- uzgodnić bardziej zadowalające Cię warunki końcowe

 

Jako, że rozwiązywanie sporów także często wymaga negocjowania, to nie negocjując możesz przeciągać i nasilać konflikt tym samym zaprzepaścić szansę na zbudowanie z kimś pozytywnych relacji.

 

Dlaczego zatem ludzie nie negocjują:

A) Ze strachu, a dokładniej:

- wstydzą się,

- obawiają się, że mogą kogoś obrazić przedstawiając swoje oczekiwania

- sądzą, że nie wypada negocjować, domagać się czegoś lepszego dla siebie, że taka postawa może podważyć ich reputację, itp.

Przyczyną strachu przed negocjacjami są zwykle:

- brak pewności siebie, asertywności

- brak celu i przygotowania

 

B) brakuje im umiejętności negocjowania, więc nawet nie wiedzą jak zacząć i prowadzić negocjacje.

Wniosek: nie bój się negocjować. Nic nie ryzykujesz, najwyżej nic nie ugrasz, ale zapewniam Cię, że w wielu sytuacjach wystarczy się odważyć i podjąć negocjacji, by uzyskać, choć odrobinę lepsze warunki.

 

 

Błąd nr 2. Niewystarczające przygotowanie do negocjacji

Niewiele sytuacji pozwoli nam na skuteczne przeprowadzenie negocjacji bez przygotowania.

Nawet, jeśli negocjujesz cenę bułek na bazarze, to dobrze by było najpierw zbadać rynek i dowiedzieć się, w jakiej cenie sprzedają je inni.

 

Prawidłowe przygotowanie się do negocjacji opiera się o:

- poznanie rynku i przygotowanie BATNA, (co to jest BATNA i jej zastosowania znajdziesz w odcinku 16 pt.: Negocjacja krok po kroku. Tworzenie skutecznej strategii negocjacyjnej.

- poznanie naszego partnera w negocjacjach

- określenie ram czasowych negocjacji

- ustalenie szczegółów swojej oferty i potencjalnych ustępstw, jakich możesz udzielać

- określenie celu

 

 

Błąd nr 3. Brak jasno wyznaczonego celu

Musisz wiedzieć, do czego dążysz, byś potrafił ocenić, w którym momencie osiągniesz zadowalające porozumienie.

W przeciwnym razie możesz negocjować w nieskończoność albo zawierać porozumienia czy transakcje, z których nie będziesz zadowolony

 

121

 

Przykładem takiego zachowania będzie wybór restauracji z partnerem/-ką. Co w trakcie takich negocjacji będzie Twoim celem?

Zjedzenie konkretnej potrawy, czy spędzenie z kimś czasu w miłej atmosferze?

 

 

Błąd nr 4. Koncentracja tylko na cenie, czyli walka zamiast współpracy.

Jeśli masz do czynienia z prostą transakcją, to owszem, sama cena może być przedmiotem negocjacji (patrz przykład zakupu bułek na bazarze).

 

Niemniej, przy bardziej złożonych negocjacjach, np. zakupie nieruchomości (mieszkania) warto zastanowić się czy zależy nam na jak najniższej cenie, czy może wolimy zapłacić odrobinę więcej w zamian za dodatkowe korzyści, np. zniżka na miejsce postojowe, rozłożenie płatności na raty, wykończenie pod klucz, za które samemu trzeba zapłacić więcej i jeszcze dłużej trzeba na nie czekać.

 

 

Błąd nr 5. Niesłuchanie drugiej strony lub nie zadawanie pytań

Uważnie słuchając możesz poznać faktyczne cele drugiej strony, gdyż często nie są one dobrze sformowane na początku. Adekwatnie do tego powinieneś poszukać rozwiązań zadowalających obie strony.

Przykładem może być tutaj zakup pomarańczy w sklepie. Załóżmy, że dwoje ludzi zamierza kupić ostatnią pomarańczę. W tym momencie rozpoczyna się między nimi walka i wymiana argumentów, – komu bardziej się ona należy. W rzeczywistości wystarczyłoby gdyby strony ustaliły swoje motywy. W tym przypadku jednej z osób skórka z pomarańczy potrzebna była do ciasta, gdzie drugiej osobie zależało na samym miąższu.

 

Jeśli pozwolisz komuś mówić, zwłaszcza, jeśli trafisz na gadułę, to zbudujesz lepsze relacje, masz szansę, że z czymś się wygada i osłabi swoją pozycję negocjacyjną, a nawet, że zacznie negocjować sam ze sobą.

 

Ten sam efekt możesz osiągnąć zadając pytania.

 

Pytaj o szczegóły, by zdemaskować blef.

Dopytuj, by dobrze zrozumieć, co druga strona ma na myśli i czego dokładnie oczekuje.

 

 

Błąd nr 6. Pośpiech

Nigdy nie zdradzaj, że Ci się spieszy, nawet, jeśli naprawdę Ci się spieszy.

Pozwalając sobie na pośpiech i okazując go możesz:

- skłonić drugą stronę do śmielszych oczekiwań

- samego siebie skłonisz do czynienia większych ustępstw.

 

Jak zatem powinniśmy podejść do tematu czasu?

- Najlepiej spraw, by to drugiej stronie zależało na czasie. Możesz to zrobić choćby przeciągając negocjacje.

- Jeśli nie masz czasu na przeciąganie, to odwróć uwagę od czasu i skup się na innych, mniej ważnych dla ciebie parametrach i tam zrób jakieś ustępstwa, by mieć powód do szybszego zakończenia.

 

 

Jeżeli ciekawi Cię, jaki jest największy błąd, który popełnił Jacek w trakcie swoich negocjacji – odsyłam Cię do naszej rozmowy w podkaście.

 

Jeżeli zaś czujesz niedosyt i chciałbyś pogłębić swoją wiedzę z zakresu negocjacji – zapraszam na stronę jaknegocjowac.com.pl oraz do mojego poprzedniego cyklu wpisów dotyczących negocjacji:

Odcinek 16 - Tworzenie skutecznej strategii negocjacyjnej.

Odcinek 17 – Główne pułapki i narzędzia negocjacyjne

Odcinek 18 – Jak zabezpieczyć korzystny kontrakt?

Odcinek 19 - Alternatywne metody rozwiązywania konfliktów.

 

Na koniec mam do Ciebie pytanie: Jaki tobie zdarzyło się popełnić błąd w trakcie negocjacji? Nie pytam o szczegóły – możesz odpowiedzieć samym nr błędu opisanym powyżej, lub przytoczyć nową kategorię, której tu nie znalazłeś.

 

Pozdrawiam i powodzenia,

 

Wybrane źródła:

 

Jacek 🙂

Blog jak negocjować

negocjacji

Archiwum

Newsletter

Newsletter

Negocjacja krok po kroku.

Alternatywne metody rozwiązywania konfliktów.

Wolisz słuchać zamiast czytać? Zapraszam zatem do odsłuchania tego materiału w formie podcastu:

Możesz również pobrać ten odcinek klikając  tutaj

 

 

Sporo czasu poświęciliśmy ubijaniu interesów w trakcie cyklu Negocjacja krok po kroku. Klasycznie to właśnie transakcje zakupu towarów i usług czy też nieruchomości stanowią dla nas esencję negocjacji. Gdy zaś napotykamy na sytuację konfliktową, która nas przerasta wybieramy drogę sądową zapominając o drugiej stronie sztuki negocjacji jaką są alternatywne metody rozwiązywania konfliktów. To właśnie medytacji i arbitracji, stanowiącymi fundament tych alternatywnych metod przyjrzymy się dzisiaj w ramach zakończenia cyklu Negocjacja krok po kroku.

 

Jeżeli nigdy w życiu nie uczestniczyłeś w konflikcie oraz uważasz, że nie będziesz w przyszłości – ten wpis nie jest dla Ciebie!

W rzeczywistości jednak, konflikt jest sytuacją nieuniknioną w życiu. Winston Churchill mawiał: „Masz wrogów? Dobrze. To znaczy, że kiedyś w swoim życiu stanąłeś w obronie czegoś”. Prawda jest taka, że często możesz zjeść ciastko i mieć ciastko dzięki rozwiązywaniu powstających konfliktów. Tak, jak wspomniałem przed chwilą przydatne do tego będą alternatywne metody rozwiązywania konfliktów.

Możesz się z nimi spotkać w trzech scenariuszach:

 

1..Będziesz uczestniczył w konflikcie jako strona

Przykład: załóżmy, że w ramach świątecznego obiadu doszło do konfliktu między Tobą a Twoim bratem o podział spadku. Tego typu sprawy bardzo często kończą się albo na drodze sądowej, albo na zerwaniu kontaktów i narastaniu wrogości.

2..Będziesz obejmował rolę trzeciej strony przy rozwiązywaniu konfliktu, w którym nie uczestniczysz bezpośrednio

Przykład: wyobraź sobie, że skonfliktowane rodzeństwo zgłasza się do Ciebie – ich starszego wujka – o pomoc w rozwiązaniu tego konfliktu.

3..Będziesz negocjował zapisy dot. wykorzystania alternatywnych metod w ramach zawieranych umów

Przykład: z innej beczki: jeżeli zwrócisz uwagę, wiele ze współcześnie zawieranych umów posiada zapisy dotyczące stosowania arbitrażu i mediacji w przypadku powstania sytuacji konfliktowej pomiędzy stronami.

 

Zanim jednak przejdziemy do omawiania alternatywnych metod rozwiązywania konfliktów, zastanówmy się czy nie jesteśmy w stanie uniknąć konfrontacji w zgodzie z zasadą „zwalczać przyczyny, a nie skutki”.

 

Dopiero co przeczytałem niesamowitą książkę pt. Kluczowe rozmowy (crutial conversation), która w szczegółach opisuje jak rozminowywać konflikty u zarania – o tym procesie opowiem w ramach innego wpisu. Dzisiaj tylko nadmienię, iż wysiłek włożony w uniknięcie konfliktu jest niewspółmiernie mniejszy od tego, który będziemy musieli włożyć w rozwiązanie zaistniałego konfliktu.

 

Najlepszym sposobem na wygranie konfliktu jest uniknięcie go na starcietwitter

 

 

Przykład z życia wzięty: w ramach portalu ROPP korzystam z usług hostingowych Zenbox, z których jestem na tyle zadowolony, iż prowadzę z nimi program afiliacyjny, o którym dowiesz się więcej na tej  stronie

 

Niemniej jednak, jak u każdego usługodawcy tak i u nich, zdarzają się wpadki. Taka sytuacja miała miejsce, gdy na cały dzień wysiadły ich serwery nie dość, że uniemożliwiając dostęp do mojej strony odwiedzającym, to jeszcze przerywając moją godzinną pracę nad stroną główną, której nie miałem szansy odzyskać. Początkowo byłem wściekły. Jak tylko ochłonąłem po uzmysłowieniu sobie, iż moja praca została zaprzepaszczona, zasiadłem ponownie do komputera celem napisania skargi do mnichów – czyli obsługi klienta Zenbox. Ku mojemu zdziwieniu nie zdążyłem wysłać swojej wiadomości, gdy dostałem maila od samego prezesa Zenboxu w detalach opisującego całe zajście. Najpierw przeprosił on za zaistniałą sytuację biorąc na siebie winę za zaistniałe niedogodności. Dalej opisał dokładnie przyczyny (atak hakerów) i przedstawił metody radzenia sobie z takimi zagrożeniami w przyszłości. Na koniec jeszcze raz przeprosił i życzył wszystkiego dobrego. Jasne, nie jestem naiwny, wiem, że był to standaryzowany mail wysłany do wszystkich klientów Zenboxa, niemniej jednak takie detale jak skan własnoręcznego podpisu prezesa na końcu maila sprawiły, iż nie dość, że nie wysłałem swojego zażalenia, to jeszcze zbudowałem większe zaufanie do Zenbox. Wiem bowiem, że mam do czynienia z ludźmi po drugiej stronie, którzy nie są nieomylni, ale doceniają mój interes i dbają o niego w ramach swoich możliwości.

 

Tym właśnie jest unikanie konfliktu. W jego wdrażaniu największą przeszkodą jest ludzkie ego i strach. Ego broni nas przed publicznym przyznaniem się do winy, z którą wiąże się również strach przed możliwymi konsekwencjami.

 

W rzeczywistości, ludzie szybko łączą fakty i potrafią wskazać winnego. Od nas teraz zależy czy wyjdziemy z całego zajścia z twarzą, z góry przyznając się do winy, przepraszając i proponując metody unikania takich błędów w przyszłości, czy też z uparciem maniaka będziemy twierdzić, iż wszystko jest w należytym porządku, a my nie mamy sobie nic do zarzucenia.

 

Alternatywne metody rozwiazywania konfliktów – założenia

Żeby lepiej przybliżyć Ci koncepcję stojącą za mediacją i arbitracją najlepiej jeżeli posłużę się konkretnym przykładem. Na wstępie warto zaznaczyć, iż istnieje wiele metod adaptacji mediacji i arbitracji, dostosowywanych do danych okoliczności i założeń.

 

Jedną z takich adaptacji stanowi tzw. „mini rozprawa sądowa” stanowiąca formę mediacji.

Jedna z pierwszych takich rozpraw odbyła się pomiędzy firmami Telecredit oraz TRW, gdzie spór między nimi dotyczył przywłaszczenia własności intelektualnej. Oczywiście, jak to w praktyce bywa, strony od razu udały się na drogę sądową, gdzie w przeciągu trzech lat:

- wydały 500 tys. $ opłat prawnych

- wymieniły się 100 tys. dokumentów

- nie osiągnęły żadnego faktycznego progresu w swojej sprawie

 

W końcu prezes jednej z tych firm złapał za telefon i w rozmowie z drugim zapytał, dlaczego oddelegowali swój spór stronom trzecim, skoro w bieżącym toku swojej działalności rozwiązują wszystkie problemy samodzielnie. W związku z powyższym wytypowali 5 osób, które miały uczestniczyć we wspomnianej mini rozprawie, a były to:

- ze strony Telecredit: prezes i jego prawnik

- ze strony TRW: vice prezydent i jego prawnik

- niezależny ekspert specjalizujący się we własności intelektualnej

 

Jak wyglądał ten mini proces? Wszyscy wymienieni jego uczestnicy zebrali się w jednym miejscu, po kolei opisując swoje stanowisko i przedstawiając dokumentację techniczną, którą w razie wątpliwości interpretacyjnych miał oceniać niezależny ekspert. Na sam koniec, prezesi obu spółek przeprowadzili rozmowę jeden na jeden i doprowadzili do kompromisu.

 

Szacowane oszczędności w związku z przeprowadzeniem mini procesu: 1 milion dolarów w opłatach prawnych + uratowana relacja biznesowa. Dodatkową korzyścią było to, że udało im się wynegocjować ugodę korzystną dla obu stron, gdzie w tradycyjnej rozprawie tam, gdzie jedna osoba wygrywa, druga przegrywa.

 

Kolejną alternatywną metodą rozwiązywania konfliktów może być wynajęcie sędziego. Spokojnie, nie sugeruje tutaj przekupienia urzędnika państwowego, lecz zastosowanie wariacji arbitracji, która polega na tym, aby przeprowadzić nieformalną rozprawę sądową z wykorzystaniem np. emerytowanego sędziego, którego obie strony konfliktu respektują. W przeciwieństwie do przykładu z mini procesu, tutaj oddajemy końcową decyzję trzeciej stronie, opierając się na jej ekspertyzie i kręgosłupie moralnym.

 

Porównując opcję „wynajęcia sędziego” z klasycznym procesem sądowym możemy wyszczególnić następujące plusy takiego rozwiązania:

- oszczędność czasu

- oszczędność pieniędzy

- prywatny charakter

- możliwość wybrania sędziego

 

Naturalnie, w codziennej rzeczywistości nie będziemy mieli dostępu do „prawdziwego” sędziego, więc zamiast tego przyjdzie nam wybrać np. naszego znajomego studenta prawa, seniora w rodzinie, czy też innego autorytetu, którego szanują obie strony konfliktu.

 

Narzędzia stosowane w ramach alternatywnych metod rozwiązywania konfliktów

Korporacyjne zobowiązanie

Załóżmy, że między firmą bądź też organizacją, z którą jesteśmy związani a naszym partnerem dochodzi do konfliktu. Niezależnie od podłoża tego nieporozumienia, często największym naszym wrogiem jesteśmy my sami, a ściślej mówiąc nasze ego. Chcąc okazać swoją dominację rezygnujemy z alternatywnych metod rozwiązywania konfliktu, na rzecz bardziej siłowych rozwiązań, takich jak spór sądowy. Przecież w końcu nie możemy okazać drugiej stronie słabości, poprzez jakieś miękkie rozmowy, prawda?

 

W takim przypadku to, co może nam pomóc to stworzenie np. kodeksu postępowań w organizacji, zawierającego odwołania do alternatywnych metod rozwiazywania konfliktu. Może to autentycznie zostać wykonane w formie kodeksu (w mojej poprzedniej organizacji nazywało się to „kodeks OX2”), lub też w innej dowolnej formie. Ważne jednak, by było to publicznie dostępne i obowiązywało wszystkich członków danej organizacji.

 

Mając tego typu argument, łatwiej będzie nam przebić tarczę ego odnosząc się do drugiej strony np. w następujący sposób: „Panie Marku. Rozumiem, że nasze firmy stanęły w obliczu sporu dotyczącego patentu X. Zdaję sobie sprawę, że Pańska strona przygotowuje się do założenia sprawy sądowej celem rozstrzygnięcia tego sporu. Niemniej jednak, pragnę zwrócić uwagę, iż w ramach kodeksu naszej firmy, dostaliśmy jasne wytyczne od naszego zarządu, aby w tego typu sytuacjach przed przystąpieniem na drogę sądową wypróbować alternatywne metody rozwiązywania konfliktów, takie jak arbitraż lub mediacja. Czy Pańska strona mogłaby też rozważyć taką ścieżkę postępowania? Według naszego kodeksu, pozwoli nam to oszczędzić zarówno pieniądze związane z opłatami sądowo-prawnymi, jak również i czas, tak kluczowy w naszym biznesie.”

 

System pytań i odpowiedzi

Kolejnym narzędziem w arsenale alternatywnych metod rozwiązywania konfliktów jest system pytań i odpowiedzi. Projektuje się go tak, aby pomóc w procesie decyzyjnym ludziom bez wykształcenia prawniczego. Stanowi on swego rodzaju kodeks dobrych praktyk, nakierowujący na pożądane czynności.

 

Oczywiście system pytań i odpowiedzi należy przygotować indywidulanie pod np. daną organizację, niemniej jednak możemy wyszczególnić dwa pytania, które zawsze powinniśmy sobie zadać przed wyborem konkretnej alternatywnej metody, a mianowicie:

 

Schemat 1. System pytań i odpowiedzi

ropp19 wykres1 - alternatywne metody rozwiązywania konfliktów

Zapisy w umowach

O co tutaj chodzi? Załóżmy, że podpisujesz w imieniu swojej firmy umowę z wybranym dostawcą. Myśląc proaktywnie chcesz zostawić sobie furtkę, pozwalającą uniknąć drogi sądowej w razie wystąpienia konfliktu między wami. W związku z tym zawierasz paragraf mówiący o chęci stosowania alternatywnych metod rozwiazywania konfliktów w razie stwierdzenia sytuacji spornych.

 

Oczywiście będziesz musiał skonsultować treść tego paragrafu z prawnikiem, ale powinien on brzmieć mniej więcej tak:

„W razie stwierdzenia konfliktu interesów pomiędzy naszymi stronami, obie strony umowy wyrażają chęć stosowania arbitracji lub mediacji przed dochodzeniem swoich racji na drodze sądowej”

 

Możemy również zasugerować możliwość mieszania wybranych alternatywnych metod rozwiązywania konfliktu w przypadku eskalacji konfliktu w następujących konfiguracjach:

- mediacja (początkowo)

- arbitraż (w razie niepowodzenia mediacji)

- mediacja razem z arbitrażem

- negocjacja, mediacja i arbitraż jednocześnie

 

Rozwiązywanie konfliktów online

Ostatnim narzędziem wartym omówienia jest zdalna forma rozwiazywania konfliktów online z wykorzystaniem ogólnodostępnych kanałów komunikacji, takich jak team viewer czy skype. Ideą jest oszczędzenie wszystkim stronom oraz ekspertom czasu i pieniędzy związanych z podróżami i spotkaniami osobistymi.

 

Możemy tutaj wyszczególnić następujące plusy takiego rozwiązania:

- znikają ograniczenia geograficzne

- uczestnicy konfliktu muszą pomyśleć zanim napiszą (w przypadku używania komunikatorów czy maili)

- zmniejszamy ryzyko dyskryminacji, dzięki elementowi anonimowości

- przydatne, gdy wzrasta poziom emocji

 - równe szanse na wypowiedzenie się dla wszystkich uczestników

- tanie i ogólnodostępne

Minusy rozwiązywania konfliktów online:

- większa szansa zatajania prawdy, oszustwa

- narażenie na nieuprzejme traktowanie

- mniej otwarta – szczera atmosfera

- mniej efektywne niż narzędzia stosowane twarzą w twarz

 

Ok, omówiliśmy wybrane narzędzia i aspekty alternatywnych metod rozwiązywania konfliktów. Teraz przyjrzyjmy się w szczegółach arbitrażowi oraz mediacji stanowiących fundamenty tej części negocjacji.

 

Arbitraż

Tak, jak mówiłem w pierwszym odcinku cyklu Negocjacja krok po kroku, arbitracja stanowi formę prywatnego sporu sądowego, gdzie największą różnicą w stosunku do klasycznego sporu sądowego stanowi jej prywatny charakter (zarówno przebieg, jak i rezultat arbitrażu nie jest upubliczniany). Oczywiście można wyszczególnić dodatkowe zalety, takie jak oszczędność czasu oraz ogólna redukcja biurokracji związana z wyborem sądu polubownego.

 

Co ciekawe, różnice pomiędzy klasycznym sporem sądowym a arbitrażem bywają znaczące. Do najważniejszych z nich należy wymienić fakt, iż arbitrator z wykształcenia i zawodu nie musi być prawnikem. Oznacza to, że naszą sprawą może zająć się specjalista obeznany w zagadnieniach naszej branży, a nie wszystkowiedzący omnibus – sędzia sądu powszechnego. Niemniej jednak, zeznając przed arbitrem zeznajemy pod przysięgą, lecz z drugiej strony pełna procedura sądowa nie jest w pełni odwzorowywana podczas arbitrażu. Co ważne, decyzja arbitra jest wiążąca. Oznacza to, iż arbiter pełni rolę sędziego oraz sądu apelacyjnego.

 

W rzeczywistości, arbitraż wykorzystywany jest przede wszystkim przez sektor biznesu, gdzie korporacje korzystają z międzynarodowych arbitrów, co pomaga rozwiązywać trans-kulturowe problemy. Dodatkowo, najbardziej zachęcający w tej formie rozwiązywania konfliktów jest ostateczny charakter postanowień arbitra, znacząco skracający cały proces.

 

Dla przykładu, prowadząc arbitraż w sądzie polubownym przy krajowej izbie gospodarczej, dla sprawy o wartości 100 tysięcy złotych z wykorzystaniem jednego arbitra nasze opłaty wyniosą:

- opłata arbitrażowa 3900 zł + 23% VAT

- opłata rejestrowa 2000 zł +23% VAT

Razem 7257 zł

 

Jeżeli zaś pragniemy oddać nasz spór prywatny w ręce arbitra i sądu polubownego, możemy zgłosić się do wojewódzkiej inspekcji handlowej.

Więcej szczegółowych informacji znajdziesz w poniższym materiale:

Mediacja

Tak, jak może pamiętasz z pierwszego odcinka (link), mediacja tak samo jak arbitraż wiąże się z wykorzystaniem trzeciej strony pomiędzy stronami konfliktu. Czym zatem różni się od poprzednio opisywanej alternatywnej metody rozwiazywania konfliktów? Przede wszystkim intencją mediatora.

 

W przypadku arbitra, intencją jest wskazanie i odróżnienie tego, co ma rację od tego, co racji nie ma. Jeśli zaś chodzi o mediatora, intencją jest poszukanie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony i zabezpieczającego obopólny interes.

 

Klasycznie w mediacji główny nacisk kładziony był na rozwiązywanie problemów. Tutaj wyszczególnialiśmy mediację ułatwiającą dialog, której – jak sama nazwa wskazuje – głównym celem było czuwanie nad otwartą komunikacją w trakcie prowadzonych rozmów. Drugi typ, zwany ewaluacyjnym zakładał to samo, z tym wyszczególnieniem, iż mediator na końcu procesu proszony jest o wydanie własnej opinii w rozpatrywanej sprawie.

 

Obecnie zyskuje na znaczeniu inny typ mediacji zwany „transformatywnym”, którego celem jest przekształcanie „uszkodzonych” relacji.

 

Schemat 2. Typy mediacji

ropp19 wykres2 - alternatywne metody rozwiązywania konfliktów

Jak wygląda proces mediacji rozpisany krok po kroku:

  1. Otwarcie mediacji przez mediatora (przekazanie podstawowych zasad gry)
  2. Mowy początkowe każdej ze stron
  3. Poszukiwanie wspólnego mianownika (prywatne rozmowy mediatora z każdą ze stron)
  4. Zamknięcie procesu

 

Zaciekawił Cię ten sposób rozwiązywania konfliktów? Zapoznaj się z symulacją mediacji, dotyczącej sporu wokół usterki budynku:

I to by było na tyle, jeśli chodzi o cykl Negocjacja krok po kroku.

Gorąco zachęcam Cię do zapoznania się z poprzednimi odcinkami, jeżeli trafiłeś tutaj w pierwszej kolejności:

Negocjacja krok po kroku - Tworzenie skutecznej strategii negocjacyjnej

Negocjacja krok po kroku – Główne pułapki i narzędzia negocjacyjne 

Negocjacja krok po kroku – Jak zabezpieczyć korzystny kontrakt?

 

 

Chcesz dowiedzieć się, jak jeszcze skuteczniej rozwijać swoje umiejętności negocjacyjne? Pobierz zatem wersję pdf tego materiału, w której znajdziesz dodatkowe informacje i wskazówki niepublikowane tutaj i w podcastcie.

...................................................................

POBIERZ PORADNIK

 

 

Pozdrawiam,

Wybrane źródła:

 

„Successful Negotiation: Essential Strategies and Skills” - University of Michigan.

Książka kluczowe rozmowy

Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Warszawie

ropp19 max - Alternatywne metody rozwiązywania konfliktów

Archiwum

Newsletter

Archiwum

Newsletter

Archiwum

Newsletter

Newsletter

Negocjacja krok po kroku.

Jak zabezpieczyć korzystny kontrakt?

Wolisz słuchać zamiast czytać? Zapraszam zatem do odsłuchania tego materiału w formie podcastu:

Możesz również pobrać ten odcinek klikając tutaj

 

Niezależnie czy mamy do czynienia z sytuacją rozwiązywania konfliktu czy ubijania interesu, musimy pamiętać o tym, że negocjacje zawsze odbywają się w cieniu prawa. W przypadku, gdy wdrożyliśmy już skuteczną strategię negocjacyjną i wykorzystaliśmy odpowiednie narzędzia negocjacyjne, nie pozostaje nam nic innego jak stworzyć kontrakt, opisujący wszystkie parametry naszej umowy. Temu właśnie poświęcony będzie dzisiejszy wpis.

 

Podpisanie kontraktu stanowi wisienkę na torcie negocjacyjnym. Aby się upewnić, że deser nam się uda, musimy omówić następujące aspekty:

1. Miejsce i rola kontraktów w negocjacjach

2. Umocowanie prawne kontraktów

3. Kluczowe elementy przy zawieraniu kontaktów

4. Biznesowe vs prawne aspekty tworzenia kontraktów

 

1..Miejsce i rola kontraktów w negocjacjach

Na początku warto przedstawić definicję kontraktu, gdzie kontrakt jest to umowa umocowana prawnie. Musimy bowiem pamiętać, iż negocjacje odbywają się w cieniu prawa, od którego nie ma ucieczki, niezależnie od tego z jakim typem negocjacji mamy do czynienia. Tak jak mówiliśmy w poprzednim wpisie dotyczącym narzędzi negocjacyjnych, wyróżniamy dwa typy negocjacji: pierwszym jest ubicie interesu (tutaj prawo stanowi fundament tworzonego kontraktu), a drugim rozwiązanie konfliktu (tutaj narzędzia prawne takie, jak spór sądowy mogą być wykorzystane jako BATNA).

W świecie biznesu kontrakt jest gwarantem wynegocjowanych parametrów transakcji, niezależnie od tego czy dotyczą one wymiany dóbr, nieruchomości czy też usług. To dzięki niemu organizacje są w stanie przygotowywać budżety i plany długookresowe, wiedząc z góry, iż ich interesy zostały formalnie zabezpieczone i potwierdzone przez wszystkie strony.

Wykres 1. Typy kontraktów

ropp18 wykres1 - kontrakt

Ale jak to się ma do przeciętnego Kowalskiego? Czy z jego perspektywy kontrakty mają większą wagę? Odpowiadając na to pytanie opowiem Ci anegdotę: przez ostatnie cztery lata pracowałem w branży energetyki wiatrowej. Zatrudniała mnie duża i stabilna międzynarodowa organizacja ze Skandynawii – gwarant rzetelności! Nie zmienia to jednak faktu, że pewnego dnia dostaliśmy krótki telefon ze Sztokholmu z informacją, iż grupa postanowiła wycofać swoją działalność operacyjną z Polski, co naturalnie wiąże się z rozwiązaniem również naszych umów.

W tym momencie w pierwszej kolejności odświeżyłem sobie w pamięci moją umowę konsultingową, którą jako mikroprzedsiębiorca miałem podpisaną z firmą. To dzięki parametrom, które udało mi się tam wynegocjować, moja krótkoterminowa przyszłość została zabezpieczona.

Wniosek: kontrakt stanowi punkt docelowy zdecydowanej większości negocjacji, dlatego nie odpuszczajmy w ich trakcie do samego końca.

 

2..Umocowanie prawne kontraktów.

Ludzie mają to do siebie, że każdy z nas ma swój pomysł na życie. Jeżeli tylko dochodzimy do władzy, to zaczynamy nasze podejście i filozofię forsować u innych. Podobnie rzecz się ma przy rozpatrywaniu systemu prawnego obecnego na świecie. Z grubsza możemy wyszczególnić kraje stosujące u siebie system prawa cywilnego (civil law) oraz prawa zwyczajowego (common law).

Prawo cywilne wykształtowało się w Europie kontynentalnej, a jego fundament stanowią kodeksy i ustawy odgórnie regulujące większość z codziennych zdarzeń zarówno biznesowych, jak i ogólnych. Kontrakt stworzony w ramach prawa cywilnego zazwyczaj bywa krótszy i mniej rozbudowany, niż ten stworzony w systemie prawa zwyczajowego. Genezą tego drugiego była Anglia i obecnie możemy stwierdzić, iż stosowany jest on w krajach, w którymi historycznie rządziła Anglia. Naturalnie występuje wiele odstęp jak np. USA, które w zdecydowanej większości operują w ramach prawa zwyczajowego z wykluczeniem stanu Luizjana zakupionego swojego czasu od Francuzów – dzięki czemu i w nim obowiązuje kodeks cywilny.

Kontrakty zawierane w ramach prawa zwyczajowego mają tendencję do opisywania wszystkich możliwych zdarzeń (nieobjętych precedensem) celem zabezpieczenia interesów stron.

Wykres 2. Prawo cywilne i zwyczajowe

ropp18 wykres2 kontrakt

Patrząc na to z tej strony, inaczej można oceniać instrukcje dotyczące nie wkładania kota do mikrofali (made in USA) J w ramach prawa zwyczajowego, strony próbują bowiem w ramach kontraktów zabezpieczyć się przed wszystkimi potencjalnymi ryzykami, często opisując każdą możliwą sytuację, co tylko wydłuża i komplikuje kontrakt.

3..Kluczowe elementy przy zawieraniu kontaktów.

Aby ułatwić proces przygotowania kontraktu warto zadać sobie kilka pytań.

Pytanie pierwsze: czy faktycznie zawarta została umowa?

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że jest to kwestia oczywista. W rzeczywistości jednak potrafi się ona komplikować, co przedstawiono w następujących przykładach:

Przykład 1.

Sklep detaliczny chce zakupić od producenta telewizory z dostawą do swojej placówki. W związku z tym w poniedziałek wysyłają swoją ofertę do producenta. Ten we środę akceptuję umowę, ale zmienia warunki odbioru towaru tak, aby odbiór odbył się bezpośrednio z fabryki. W piątek sklep zgadza się na zaistniałe zmiany.

Kiedy nastąpiło zawarcie umowy? Odpowiedź brzmi w piątek. Nie zmienia to faktu, że sklep miał pełne prawo wycofać się we środę z umowy, jako że producent zmieniając parametry odbioru przedstawił tak naprawdę kontrofertę. Temat ten dokładniej przedstawiono w następnym przykładzie.

Przykład 2.

Ola poszukuje pracy. Pracodawca przekazuje jej ofertę o następujących parametrach: 4000 zł brutto miesięcznego wynagrodzenia, wymagana duża mobilność, pakiet ubezpieczenia wykupiony na koszt pracodawcy.

Po zapoznaniu się z ofertą, Ola wystosowuje odpowiedź do pracodawcy: „Dziękuję za rozpatrzenie mojej kandydatury. Przed akceptacją Państwa oferty chciałabym doprecyzować, czy w ramach dużej mobilności będzie mi udostępniony samochód służbowy?”

W odpowiedzi na to pracodawca informuje o wycofaniu swojej oferty do Oli. Czy miał prawo to zrobić? Odpowiedź brzmi tak: pytanie Oli można zrozumieć jako kontrofertę, która stanowi podstawę do unieważnienia pierwotnej oferty.

Pamiętajmy, że niewłaściwie zadane pytanie na etapie negocjacji kontraktu może zostać potraktowane, jako kontrofertatwitter

 

Jak zatem możemy się zabezpieczyć przez tego typu błędami w komunikacji? Możemy np. przygotować razem z drugą stroną wstępny dokument określający ramy i zasady współpracy. Tego typu dokumenty nazywane bywają listem intencyjnym (LOI), niewiążącą ofertą (NBO) czy też memorandum zrozumienia (MoU). Ogólna zasada jest taka, iż dokumenty te nie są wiążące w swojej naturze. Niemniej jednak warto ten zapis dodać w formie osobnego paragrafu umowy tak, aby uniknąć nieporozumień.

Pytanie drugie: czy występuje wymiana?

Zdroworozsądkowo umowa polega na wymianie dóbr lub usług, w większości przypadków za rekompensatę finansową. Ta zasada dotycząca wymiany jest obowiązująca w prawie zwyczajowym, niemniej jednak warto ją używać również w prawie cywilnym. Nie zmienia to faktu, że w ramach prawa cywilnego często zasada wymiany jest traktowana po macoszemu, dlatego też często widzimy transakcje zakupu np. kopalni wartej kilkaset mln zł – za symboliczną złotówkę.

Pytanie trzecie: czy umowa jest legalna?

Jeżeli zawieramy umowę z drugą stroną, warto upewnić się, czy wszystkie jej parametry są w pełni legalne. Przekonał się o tym 21-latek z Ełku, który w 2010 roku postanowił udać się na policję i zgłosić pogwałcenie umowy zakupu 1kg marihuany. Poszkodowany zamiast substancji odurzających otrzymał kilogram...papieru. Niestety przedmiot transakcji był dla policji ważniejszy, niż sam fakt popełnienia oszustwa.

Legalność umowy może być również kwestionowana, w przypadku gdy umowa przygotowana została zbyt ogólnie i nieprecyzyjnie.

Pytanie czwarte: czy umowa musi być spisana?

Teoretycznie kontrakt nie musi zostać spisany, lecz złota zasada mówi, by mimo wszystko zawsze spisywać umowę na papierze. Musimy przy tym pamiętać, że kiedy redukujemy nasze ustalenia werbalne do słownictwa kontraktu – wtedy wiążące jest tylko to, co znajduje się na papierze.

Dodatkowo część zobowiązań jest z automatu narzucana niezależnie od ich zawarcia w umowie (np. kwestie podatkowe rozliczania podatku dochodowego).

4..Biznesowe vs prawne aspekty tworzenia kontraktów.

Wróćmy do początkowej definicji: kontrakt jest to umowa umocowana prawnie.

Przy przygotowaniu kontraktu zazwyczaj korzystamy z usług prawników. Ich celem jest rozbudowanie umowy do tego stopnia, abyśmy byli zabezpieczeni przed każdą możliwą ewentualnością.

Ich ukrytym celem jest zaszyfrowanie umowy w ten sposób, abyśmy nie byli w stanie bez ich pomocy rozwiązać ewentualnych przyszłych problemów.

Generalnie przy przygotowaniu kontraktów możemy kierować się dwiema zasadami:

  1. Unikanie strat -> tworzenie idealnego kontraktu z perspektywy prawa
  2. Tworzenie wartości dodanej -> realizacja biznesowych celów

 

W związku z tym nasuwają się dwa podstawowe pytania:

1..Jak możemy konstruować kontrakty, aby realizacja biznesowych celów nie zatracała się w technikaliach prawnych?

2..Jak sprawić, aby aspekty prawne były bardziej zrozumiałe?

Unikanie strat stanowi tradycyjne prawne podejście do przygotowywania kontraktów. Mają one być ostateczne, wiążące i umocowane prawnie. Koniec końców umowa ma być idealna z perspektywy prawa.

Jakie są problemy z tego typu strategią?

- długość i stopień skomplikowania umowy wzrasta astronomicznie

- wzrost kosztów transakcyjnych (czas i koszt prawników przy przygotowaniu umowy i dalszej jej interpretacji)

- kontrakt staje się punktem zapalnym przy pojawiających się konfliktach, zamiast stanowić narzędzie do ich rozwiązywania

- przy negocjacjach między różnymi kulturami może to być źródło konfliktów (gdy druga strona wyznaje zasadę zaufania)

- skupienie się na negatywnych aspektach prowadzenia biznesu

 

Jaka jest alternatywa? Szkockie podejście minimalizmu w kontraktach, w ramach którego powinny one zawierać wyłącznie najbardziej niezbędne parametry, takie jak opis dóbr stanowiących podstawę kontraktu i ich cen, czy też opis praw intelektualnych. Przy tego typu kontraktach w większym stopniu opieramy się na zasadach ogólnych zapisanych w prawie.

No dobrze, ale jaką zasadą przy przygotowaniu kontraktu powinienem się kierować?

Złota zasada mówi, że jeżeli w relacjach biznesowych mamy jednorazową umowę transakcji – np. udziałów – stosujmy wtedy klasyczne podejście unikania strat.

Jeżeli z drugiej strony mamy do czynienia z długotrwałą współpracą – minimalizujmy prawne aspekty i skupmy się na robieniu biznesu poprzez stosowanie zasady tworzenia wartości dodanej.

W ramach podsumowania, chciałbym Ci dać krótką listę pytań i sugerowanych podpowiedzi, którą powinieneś wykorzystywać przed finalnym podpisaniem kontraktu. Dzięki temu upewnisz się, że całe ciężkie negocjacje nie poszły na marne.

 

1..Czy zawieramy wstępne dokumenty?

Generalnie, gdy wykorzystujemy listy intencyjne czy memoranda, dopisujmy w nich, że służą one tylko celom negocjacyjnym i nie są wiążące.

2..Czy osiągnęliśmy porozumienie?

Kiedy druga strona złoży ofertę, uważaj z dodawaniem dodatkowych wymogów do Twojej „akceptacji”: kontroferta może skutkować wypowiedzeniem pierwotnej oferty.

 

3..Czy obie strony coś oddały?

Zastanówmy się, czy nasz kontrakt faktycznie przedstawia zasadę wzajemności.

4..Czy umowa jest prawnie wiążąca?

Zapytajmy prawnika, jeśli to konieczne, czy wszystkie z parametrów umowy są zgodne z obowiązującym prawem.

5..Czy umowa została spisana?

Nawet, kiedy nie jest to wymagane, lepiej ją spisać.

6..Czy Twoja spisana umowa zawiera wszystkie parametry wynegocjowane wcześniej?

Podczas negocjacji zrób listę wszystkich najważniejszych kwestii tak, abyś miał pewność, że nic Ci nie umknęło.

Chcesz dowiedzieć się, jak jeszcze skuteczniej rozwijać

swoje umiejętności negocjacyjne? Pobierz zatem wersję pdf tego materiału, w której znajdziesz dodatkowe informacje i wskazówki niepublikowane tutaj i w podcastcie.

...................................................................

POBIERZ PORADNIK

 

Dziękuję Ci za zapoznanie się z tym materiałem 🙂

Powodzenia w dalszych negocjacjach!

 

PS Nie kończ tutaj! W ramach cyklu negocjacja krok po kroku znajdziesz jeszcze:

Negocjacja krok po kroku - Tworzenie skutecznej strategii negocjacyjnej

Negocjacja krok po kroku – Główne pułapki i narzędzia negocjacyjne

Negocjacja krok po kroku - Alternatywne metody rozwiązywania konfliktów

Wybrane źródła:

 

„Successful Negotiation: Essential Strategies and Skills” - University of Michigan.

Artykuł BATNA - definicja i zastosowanie

 

 

ropp18 max - kontrakt

Archiwum

Newsletter

Archiwum

Newsletter

Newsletter

Negocjacja krok po kroku.

Główne pułapki i narzędzia negocjacyjne.

Wolisz słuchać zamiast czytać? Zapraszam zatem do odsłuchania tego materiału w formie podcastu:

Możesz również pobrać ten odcinek klikając  tutaj

 

W pierwszym odcinku cyklu negocjacja krok po kroku zastanawialiśmy się nad tym, jak skutecznie przygotować strategię negocjacyjną. Wiązało się to przede wszystkim ze zmianą mentalności w trakcie negocjacji – odejście od pytania „co” na rzecz „dlaczego”. Teraz, gdy znamy już swój cel potrzebujemy narzędzi, które pomogą nam go osiągnąć. Z tyłu głowy musimy mieć jednocześnie świadomość, że te same narzędzia mogą zostać wykorzystane przeciwko nam w formie zastawionych pułapek. Te i inne zależności znajdziesz w artykule „Główne pułapki i narzędzia negocjacyjne”.

 

Zanim jednak przejdziemy do omawiania i dobierania odpowiednich narzędzi, musimy poznać drugą stronę, a następnie zrozumieć jej i naszą siłę negocjacyjną.

 

1..Poznaj drugą stronę

W kulturze anglosaskiej i ogólnie mówiąc zachodu normalnym jest, że chcemy przechodzić od razu do interesów. Przecież czas to pieniądz! Takie podejście sprawdza się w domyślnie nienegocjowanych scenariuszach, takich jak zakup towaru w sklepie detalicznym. Niemniej jednak, niezależnie od tego, z jakiego kręgu kulturowego się wywodzimy, w momencie gdy przechodzimy do bardziej złożonych negocjacji musimy włożyć wysiłek w poznanie i zrozumienie drugiej strony. Dzięki temu jesteśmy w stanie przejść z roszczeniowej na empatyczną strategię negocjacyjną

Poznanie drugiej strony powinniśmy opierać na zadawaniu trafnych pytań, pokazujących nasze zainteresowanie drugą osobą. Ważnym jest, abyśmy zadawali te pytania szczerze, mianowicie abyśmy uważnie słuchali odpowiedzi, a nie przechodzili od pytania do pytania niczym w Familiadzie. Pomoże nam w tym skupienie się na drugiej osobie i postawienie jej w centrum konwersacji. Jest to niezwykle trudne, jako że my, ludzie, wprost uwielbiamy mówić o sobie i o rzeczach z nami związanymi. Jednakże, jeżeli zdusimy w sobie tę pokusę i skupimy się na naszym rozmówcy, to nie dość, że on/ona będzie czuła, że rozmowa była niezwykle przyjemna (plus dla drugiej strony) to jeszcze my mamy szansę dowiedzieć się wielu ciekawych szczegółów przydatnych w trakcie negocjacji (plus dla nas).

A co zrobić, jeżeli trafiamy w negocjacji na introwertyka lub po prostu małomówną osobę? Możemy w takim przypadku wykorzystać tzw. pytania zapętlające. Ich celem jest zachęcenie naszego rozmówcy do kontynuowania danego wątku, pokazując jednocześnie nasze zainteresowanie w temacie. Wystarczy, że zapytamy: „A więc masz na myśli …” albo „a więc mówisz, że …”.

Jeżeli mimo wszystko to my przejmiemy pałeczkę w konwersacji, pamiętajmy o tym, aby unikać naszego ulubionego tematu. Jest to wygodna opcja z racji na to, że mamy pełną wiedzę i czujemy się kompetentni do rozmowy na ten temat. Niemniej jednak, bardzo łatwo wtedy „przegadać” drugą stronę nie realizując naszego podstawowego celu, jakim jest zbudowanie relacji i wyciągnięcie kluczowych dla negocjacji informacji.

Anegdota z życia wzięta: ostatnie 4 lata pracowałem w bardzo specyficznej branży energetyki wiatrowej. Wśród wielu jej nieprzewidywalności, wyróżnić warto kwestię zabezpieczania gruntów pod infrastrukturę (fundamenty, drogi, kable), gdzie przy polskim rozdrobnieniu działek, normalnym było podpisywać ponad setkę umów na jeden projekt.

Negocjując z rolnikami często kompletnie niezorientowanymi w kwestii odnawialnych źródeł energii, można zapomnieć o technikaliach. To, co się liczy, to zbudowanie relacji z właścicielem ziemskim. Taki proces trwa od 70 do 90% czasu całej negocjacji, a dopiero na jego końcu znajduje się miejsce na omówienie i podpisanie umowy.

Zadziwiało mnie to, gdy w trakcie pierwszych minut spotkania, proste „Darz Bór!” Zamiast dzień dobry (po dostrzeżeniu kątem oka poroża na ścianie) otwierało wielogodzinną dyskusję o udanych i mniej udanych łowach. Wszystko zgodnie z powiedzeniem „nie robię interesu z kimś, kogo nie znam i komu nie ufam”.

2..Zrozum swoją siłę

Na początek zadam Ci pytanie: czy wiesz, co jest źródłem siły w negocjacji?

Odpowiedź brzmi: informacja. To dzięki niej wiemy, czy nasza oferta jest poniżej czy powyżej średniej rynkowej, czy druga strona może być faktycznie zainteresowana tym, co oferujemy, a jeżeli nie to gdzie możemy się udać w ramach „planu B”.

Aby zdobyć informacje powinniśmy w pierwszej kolejności odrobić swoją pracę domową, czyli zrobić rozeznanie w ogólnodostępnych źródłach (Internet, media społecznościowe, prasa itd.). Następnie w trakcie rozmowy wykazać się znajomością pozyskanych informacji, zachęcając w ten sposób drugą stronę do udzielania kolejnych przydatnych informacji.

Drugie pytanie:, jaki typ informacji ma największą wagę przy negocjacjach?

Odpowiedź to BATNA (najlepsza alternatywa do negocjowanej umowy). Tak jak mówiliśmy przy omawianiu skutecznej strategii negocjacyjnej  niezależnie od tego, jakie narzędzia negocjacyjne zastosujemy, to BATNA może być tym, co przesądzi o naszym sukcesie, (gdy mamy silną alternatywę) lub o naszej porażce negocjacyjnej (gdy odsłonimy swoją słabą alternatywę).

W ramach poznawania siły negocjacyjnej obu stron powinniśmy jak najszybciej dowiedzieć się jak najwięcej o tym, jaka jest BATNA drugiej strony. Niezależnie od tego, jak silna by nie była, musimy dalej zastanowić się, jak możemy ją osłabić jednocześnie wzmacniając swoją alternatywę.

 

Rysunek 1. Zrozumieć BATNA

ropp17 rysunek1

Anegdota z życia wzięta: o wadze BATNA przekonałem się osobiście w trakcie negocjacji sprzedaży wiatrówki. W ramach zbierania funduszy na uruchomienie tego portalu, postanowiłem, że sprzedam wszystko, co tylko mogę i co nie jest mi niezbędne do życia i pracy (ubrania, laptop, samochód). Dzięki temu nawet, jeżeli ten projekt spali na panewce to będę wiedział, że nie zmarnowałem pieniędzy mojej rodziny. A zatem, zależało mi, aby sprzedać wszystko po jak najwyższej cenie. Dlatego pierwsza aukcja na wiatrówkę (magnum 3000 + optyka + dodatki) opiewała na kwotę 1500 zł. Jak możesz się domyśleć 5 aukcji później wylądowałem z ceną 800 zł. Wtedy to skontaktował się ze mną potencjalny kupiec. Stosunkowo szybko wyłożył kawę na ławę: osłabił moją BATNA poprzez wypunktowanie wszystkich nieudanych aukcji (które w ramach pracy domowej zweryfikował). Następnie wzmocnił swoją BATNA poprzez wskazanie 2 analogicznych licytacji (podobne modele i ceny sprzedaży). Całą negocjację zakończył osłabiając moją BATNA złorzecząc, że przyjdzie mi jeszcze parę razy wystawić tę wiatrówkę, ciągle schodząc z ceny i osłabiając swoją pozycję, zanim uda mi się ją sprzedać.

Na koniec zadam Ci ostatnie pytanie:, Kiedy warto odsłaniać swoją BATNA, a kiedy lepiej zachować ją dla siebie?

Odpowiedź: Zależy to przede wszystkim to od siły BATNA – jeżeli jest ona słaba to powinniśmy ją zachować dla siebie, jeżeli jest silna to powinniśmy pokazać ją innym.

3..Pułapki i narzędzia negocjacyjne

Jeżeli patrzymy na typy decyzji podejmowanych w trakcie negocjacji, możemy wyszczególnić behawioralny i normatywny proces decyzyjny. Przykładem normatywnego procesu decyzyjnego jest rysowanie drzew decyzyjnych pozwalających matematycznie obliczyć prawdopodobieństwo poszczególnych scenariuszy, co zademonstrowaliśmy na przykładzie zakupu firmy A lub B w poprzednim artykule.

Teraz skupimy się na narzędziach psychologicznych wpadających w kategorię behawioralnych procesów decyzyjnych. Czym one są? Dla przykładu wyobraźmy sobie, że mamy przeprowadzić proces rekrutacyjny w naszej firmie. Wiemy, że mamy ograniczony budżet i nie dysponujemy dużą ilością czasu, w związku z tym postanawiamy w ramach preselekcji, do dalszej rekrutacji dopuścić wyłącznie absolwentów 10 najbardziej renomowanych uczelni w Polsce.

Jakie są minusy takiej strategii? Przede wszystkim rezygnujemy z wielu utalentowanych kandydatów, którzy z powodów ekonomicznych lub innych nie uczęszczali do wybranych szkół. Dodatkowo stosujemy uproszczenie, w ramach którego sam fakt uzyskania dyplomu z danej uczelni potwierdza wartość i umiejętności danej jednostki – co wcale nie musi być prawdą.

Jakie są plusy takiej strategii? W pierwszej kolejności można wymienić oszczędność – zarówno czasu (dzięki odrzuceniu wielu aplikacji bez poświęcania czasu na ich analizę), jak i pieniędzy (krótszy proces rekrutacyjny to mniejsze obciążenie dla firmy). Można również wspomnieć o poprawieniu logistyki dzięki uproszczeniu procedury rekrutacyjnej.

Omówmy teraz inne narzędzia negocjacyjne, podlegające pod behawioralny proces decyzyjny.

Uwaga! Pamiętajmy, że wszystkie z tych narzędzi mogą zostać wykorzystane przez drugą stronę przeciwko nam, stając się poniekąd zastawioną pułapką.

3.1..Odgórne założenie konfliktu interesów

Zazwyczaj wychodzimy z założenia, że nasze interesy stoją w bezpośredniej sprzeczności z interesami drugiej strony. Innymi słowy, że nasz partner w negocjacjach jest naszym rywalem.

Przykład: dobierz się w parę. Waszym zadaniem jest siłowanie się na rękę. Celem jest jak najwięcej razy dotknąć ręką do stołu. Czas start!

 

Faktyczny rezultat: Ludzie zaczynają się siłować „na serio” tracąc większość czasu na zwalczanie oponenta.

Pożądany rezultat: Celem było jak najwięcej razy dotknąć ręką do stołu. Osiągnąć to można poprzez rezygnację z walki i naprzemienne uderzenie raz swoją, a raz ręką kolegi/koleżanki o stół.

 

Warto tutaj zwrócić uwagę na proces zwany reaktywnym umniejszaniem. Aby go zobrazować pozwól, że przytoczę kolejny przykład. W trakcie zimnej wojny grupa badaczy w USA przeprowadziła następujący eksperyment. Grupie badanej przedstawili oni dokument rządowy dotyczący planów redukcji wydatków na zbrojenia. Pierwszej grupie wspomnieli, że autorem dokumentu jest Gorbaczow (ZSRR). Zapytani o ocenę dokumentu, badani jednoznacznie określili go jako „zły pomysł”. Dokładnie to samo badanie przeprowadzone zostało na drugiej grupie badanej z tym, że domniemanym autorem był teraz Regan (USA). Jak zapewne się domyślasz, tym razem ocena dokumentu była „bardzo pozytywna”. Z czego bierze się tak drastyczna rozbieżność? Właśnie z procesu reaktywnego umniejszania, w ramach którego wyrabiamy sobie zdanie na dany temat (często podświadomie) na podstawie stereotypów i uprzedzeń, nie dając sobie szansy na obiektywną ocenę faktycznego stanu rzeczy.

 

3.2..Kotwiczenie

W przypadku braku informacji na dany temat my, jako ludzie, mamy zwyczaj łapania się (kotwiczenia) wszelkich informacji, które nam się prezentuje. Proces ten wygląda następująco:

I. Pada pytanie, na które nie znamy odpowiedzi

II. W pytaniu wskazana jest jakaś (często zmyślona) wartość

III. Następnie wokół tej wartości budujemy swoją odpowiedź

Na pierwszy rzut oka wydawałoby się, że proces ten będzie zachodził wyłącznie u osób kompletnie niezorientowanych w temacie, które z powodu braku wiedzy na dany temat próbują nadrabiać miną. W rzeczywistości dotyka on wszystkich z nas. Aby to udowodnić badacze (w USA oczywiście) do pewnej grupy lekarzy wystosowali pytanie dotyczące szansy zachorowania konkretnego pacjenta. W pierwszym przypadku zapytali czy szansa posiadania choroby płuc u tej osoby jest większa czy mniejsza niż 20%. Następnie dopytali ile wg lekarzy wynosi dokładnie ta szansa.

W kolejnym etapie zadali to samo pytanie drugiej grupie lekarzy, lecz zmieniając początkową wartość na 50%. Wiesz, jakie były rezultaty? W obu przypadkach odpowiedzi końcowe mieściły się w przedziale 20% i odpowiednio 50%, co oznacza, że mimo swojej wiedzy i doświadczenia lekarze zakotwiczyli swoją końcową odpowiedź na wartości podanej w pytaniu.

 

Jaki to ma wpływ na negocjacje?

Zdrowy rozsądek mówi nam, że zawsze powinniśmy pytać i naciskać drugą stronę, aby ta wydała nam swoją cenę pierwsza. Czy po tym, co omówiliśmy powyżej, nadal uważasz, że to dobry pomysł?

Kotwiczenie mówi nam, że to my powinniśmy pierwsi rzucić cenę (bardziej korzystną dla nas), druga strona będzie wtedy lawirowała wokół tej wartości, co osłabi możliwość forsowania jej rozwiązań.

 

Wniosek: jeżeli nie znamy ceny towaru powinniśmy używać zdrowego rozsądku, (czyli naciskać drugą stronę, by ta pierwsza zdradziła cenę). Z drugiej strony, jeżeli mniej więcej znamy cenę wtedy wykorzystajmy kotwiczenie.

 

A co, jeśli obie strony są niechętne do zdradzenia ceny? Wtedy powinniśmy zaproponować wymianę informacji (możemy na przykład rozmawiać o analogicznych negocjacjach, umowach i sprzedaży)

Dzięki wykorzystaniu kotwiczenia w negocjacji pierwsza cena, która się pojawi będzie stanowić punkt wyjścia do dalszych negocjacjitwitter

 

3.3..Zbyt duża pewność siebie

Zła wiadomość: zdecydowana większość z nas przejawia znaki zbyt dużej pewności siebie. Widzimy ten fenomen na drogach (gdzie kierowcy zawyżają swoje umiejętności doprowadzając do wypadków) czy też na giełdzie (gdzie gracze inwestują zbyt ryzykownie, nie mając stosownego przygotowania do tego).

Dobra wiadomość: Jeśli ty również wpadasz do tej kategorii to znaczy, że nie masz klinicznej depresji. Tylko ludzie z tym schorzeniem permanentnie nie wykazują okazów przerostu pewności siebie.

 

Jaki ma to wpływ na negocjacje?

Podczas określania strefy potencjalnego kompromisu (ZOPA) często zawężamy jej końcowy wymiar, co negatywnie wpływa na możliwość wypracowania kompromisu. W związku z tym przy określaniu ram negocjacji powinniśmy zrezygnować z nadmiernej pewności siebie i przez to uelastycznić cały proces.

 

Kiedy zatem warto wykazywać wzmożoną pewność siebie? Patrząc na organizacje, należy położyć ten nacisk w trakcie wprowadzania w życie naszych celów (motywacja drużyny i nas samych do osiągania większych rezultatów), a zrezygnować z niej podczas podejmowania decyzji (wtedy unikniemy nierealistycznych celów, które mogą wypalać motywację ekipy).

 

3.4..Wsadzanie w ramy

Aby opisać to narzędzie, posłużę się kolejnym przykładem z kursu successful negotiation Georga Siedela. W ramach kursu zrobił on pewien hipotetyczny eksperyment. Wszystkim zagranicznym uczestnikom kursu z poza Stanów Zjednoczonych dał wybór:

 

W podziękowaniu za uczestnictwo w kursie dostaniesz bonus. Teraz masz wybór: możesz albo na 100% dostać 250$ (opcja na prawo) albo 75%, że dostaniesz 0$ i 25%, że dostaniesz 1000$ (opcja po lewo)

 

Co byś wybrał?

Wykres 1. Wybór pozytywny

ropp17 wykres1 - narzędzia negocjacyjne

Dalej powiedział do uczestników ze Stanów Zjednoczonych, że aby opłacić ten bonus będzie musiał pobrać od nich opłatę za uczestnictwo w kursie, przy czym na tym etapie nie mogą się oni już wycofać z uczestnictwa. Niemniej jednak dał im wybór: albo wybierzesz pewne 250$ opłaty (opcja na prawo), aby wybierzesz 75% prawdopodobieństwa 0$ opłaty i 25% prawdopodobieństwa 1000$ opłaty.

 

Którą opcje byś teraz wybrał?

 

Wykres 2. Wybór negatywny

ropp17 wykres2 - narzędzia negocjacyjne

Rezultat był taki, że w pierwszym przypadku zdecydowana większość wybiera opcję pewnego zarobku (250$) gdzie w drugiej opcji wybiera ryzyko 1000$ przy ¾ szansy niepłacenia niczego.

 

Wniosek: kiedy stoimy przed pozytywnym wyborem, staramy się unikać ryzyka. Kiedy stoimy przed negatywnym wyborem, stajemy się bardziej podatni na ryzyko. Pamiętajmy o tym podczas naszych negocjacji.

3.5. Dostępność

Ta zasada mówi o tym, że jesteśmy podatni na informację, która jest najłatwiej dostępna.

Przykładowo: wielu z nas gra w lotto licząc na bajeczną wygraną i szczęście z tym związane. Media, znajomi i ogólnie społeczeństwo wpajają nam, że taka wygrana to najlepsze, co może się nam przytrafić. Jaka jest rzeczywistość? Tak, jak opisywałem to w pierwszym odcinku ROPP aż 70% ludzi, którzy wygrywają na loterii znaczne sumy, koniec końców ogłasza bankructwo.

 

Wniosek: nie polegajmy wyłącznie na łatwo dostępnych informacjach, ale odrabiajmy swoją pracę domową przeglądając źródła ogólnodostępne (Internet, media itd.) jak również zasięgając języka u osób bardziej zorientowanych.

 

3.6. Eskalacja

Pamiętasz test z siłowaniem się na rękę? Podobne testy krążą po uniwersytetach i kursach biznesowych zbierając kolejne żniwa. Pół biedy, kiedy przegrywając pokazujemy wyłącznie brak znajomości prawdziwych zasad gry. Może się bowiem zdążyć tak, że przyjdzie nam zapłacić za wpadnięcie w pułapkę negocjacyjną.

 

Przykładem tego jest licytacja banknotu. Prowadzący przedstawia zasady:

Licytujemy banknot 50zł. Stawki podbijamy, co 10zł zaczynając licytację od takiej właśnie kwoty. Początkowo wszystkim wydaje się, że to świetny biznes! Zapłacę 10, no może 20 zł za banknot 50zł, a reszta zostaje dla mnie. Haczyk jest taki, że druga osoba musi zapłacić swoją wylicytowaną cenę z aukcji nie dostając za to nic. Czyli przykładowo: jeżeli ja wygram dając 30 zł, to ty będziesz musiał zapłacić 20 zł i na dodatek odejdziesz z pustymi rękami.

Na jednym z amerykańskich uniwersytetów ten eksperyment wymknął się spod kontroli. W momencie, w którym przekraczasz wartość banknotu zdajesz sobie sprawę, że musisz wygrać, bo w innym przypadku przyjdzie ci zapłacić za nic. Wiesz, do jakiej sytuacji doprowadziło to na wspomnianej uczelni? No dalej, rzuć najbardziej szaloną cyfrę, jako rezultat takiej aukcji.

 

15000 tysięcy dolarów – tyle wylicytował zwycięzca.

14500 tysięcy dolarów – tyle przyszło zapłacić za nic drugiej osobie za zwycięzcą.

Stawka, o którą grali - banknot 20 dolarowy.

 

Wniosek: nie lekceważmy możliwości płynących z procesu eskalacji i unikajmy go jak ognia w trakcie negocjacji. Tego typu pułapki, a nie narzędzia negocjacyjne, mogą łatwo wymknąć się spod kontroli uderzając w ich autorów w niemniejszym stopniu, co w ich ofiary.

 

Jakie są główne przyczyny wpadania w pułapkę eskalacji?

- intensywna konkurencja (zwłaszcza jeden na jeden)

- presja czasu

- bycie w centrum wydarzeń

 

Jak możemy minimalizować ryzyko eskalacji?

- ograniczyć rolę osoby szczególnie podatnej na takie pułapki

- lepiej zarządzać czasem

- unikać rzucania światła reflektorów na jedną osobę

 

3.7. Odwzajemnienie

Odwzajemnienie jest jedną z najpotężniejszych technik negocjacyjnych. Jest ona jednocześnie intuicyjna i naturalna dla nas ludzi. Zgodnie z tą zasadą czujemy potrzebę odwzajemnienia się drugiej osobie, która zrobiła coś dla nas.

Przykładów z życia codziennego można by tu mnożyć, ale myślę, że wszyscy wiemy, o co chodzi.

 

Jak można wykorzystać odwzajemnienie w negocjacji? To zależy. Możesz drugiej stronie przesłać przydatne materiały lub przekazać przydatne dla niej informacje. Unikaj jednak wszelkich datków materialnych, mogących doprowadzić do posądzenia o próbę przekupstwa.

 

3.8. Zasada kontrastu

Wyobraź sobie, że prowadzisz proces rekrutacyjny. Na pierwsze spotkanie przychodzi jegomość, ubrany w jeansy i poplamiony T-shirt. Od razu czuć nie tylko, że nie przygotował się na spotkanie, ale również, że unikał mydła jak ognia od Bóg wie jak długiego czasu. Dodatkowo na spotkanie przyszedł spóźniony i nie krępował się korzystać z telefonu w jego trakcie.

Naturalnie odprawiasz z kwitkiem taką osobę i aż boisz się, co przyniesie drugie spotkanie.

Tutaj jednak zjawia się klasycznie ubrana i względnie dobrze prezentująca się osoba, niepopełniająca większości z wyżej wymienionych błędów. Skutek? Zatrudniasz tę drugą z przeświadczeniem, iż lepiej trafić nie mogłeś.

 

W rzeczywistości okazuje się, że ta druga osoba jest bardzo przeciętna i niczym nie wyróżnia się spośród innych kandydatów. Brak jej również specyficznych umiejętności potrzebnych na tym stanowisku.

 

Dlaczego zatem została zatrudniona?

Zawdzięcza to zasadzie kontrastu. Zestawiona z tak potwornym przykładem z rozmowy pierwszej, o wiele łatwiej jej było osiągnąć zamierzony rezultat nie wkładając w to wiele wysiłku.

 

Uwaga: zasadą kontrastu często posługują się pośrednicy nieruchomości, dilerzy samochodowi czy doradcy finansowi. Każdy z nich zaproponuje Ci na początku coś tak niekorzystnego, że każda następna propozycja będzie się wydawała zbawieniem.

 

3.9. Widok z lotu ptaka

Na koniec krótko i zwięźle: unikajmy tonięcia w detalach.

Podczas negocjacji oraz stosując narzędzia negocjacyjne jest to kluczowe, aby zawsze pamiętać o tym, co druga strona tak naprawdę chce i czego oczekuje. Wpadając w pułapkę detali będziemy zbaczać z tej drogi i oddalać się od realizacji głównego celu.

 

Ściągawka:

Pamiętaj, że wszystkie te narzędzia negocjacyjne mogą być wykorzystane, jako pułapki przeciwko tobie:

1. Nie zakładaj odgórnie konfliktu interesów oraz unikaj reaktywnego umniejszania.

2. Używaj kotwiczenia przy przygotowaniu strategii negocjacyjnej.

3. Unikaj nadmiernej pewności siebie podejmując decyzje w negocjacji.

4. Wsadź w pozytywne ramy wypowiedzi i wybory drugiej strony.

5. Patrz ponad ogólnodostępne informacje.

6. Naucz się patrzeć na negocjacje oczami drugiej strony.

7. Wywołuj efekt odwzajemnienia w negocjacjach.

8. Używaj zasady kontrastu celem uatrakcyjnienia swojej oferty.

9. Nie trać z oczu głównego celu negocjacji dzięki patrzeniu z lotu ptaka na cały proces.

 

 

Chcesz dowiedzieć się, jak jeszcze skuteczniej rozwijać

swoje umiejętności negocjacyjne? Pobierz zatem wersję pdf tego materiału, w której znajdziesz dodatkowe informacje i wskazówki niepublikowane tutaj i w podcastcie.

...................................................................

POBIERZ PORADNIK

 

Dziękuję Ci za zapoznanie się z tym materiałem 🙂

Powodzenia w dalszych negocjacjach!

 

PS Nie kończ tutaj! W ramach cyklu negocjacja krok po kroku znajdziesz jeszcze:

Negocjacja krok po kroku - Tworzenie skutecznej strategii negocjacyjnej

Negocjacja krok po kroku – Jak zabezpieczyć korzystny kontrakt?

Negocjacja krok po kroku - Alternatywne metody rozwiązywania konfliktów

Wybrane źródła:

 

„Successful Negotiation: Essential Strategies and Skills” - University of Michigan.

 

 

 

ropp17 max - narzędzia negocjacyjne

Archiwum

Newsletter

Archiwum

Newsletter

Archiwum

Newsletter

Archiwum

Newsletter

Negocjacja krok po kroku.

Tworzenie skutecznej strategii negocjacyjnej.

Wolisz słuchać zamiast czytać? Zapraszam, zatem do odsłuchania tego materiału w formie podcastu:

Możesz również pobrać ten odcinek klikając tutaj

 

Co łączy zakup samochodu, rozmowę o podwyżkę oraz chęć zażegnania konfliktu? Jeśli odpowiedziałeś „negocjacja” zapewne zdajesz sobie sprawę z wagi tej sztuki na wszystkich płaszczyznach naszego życia. Z biegiem lat zbieramy doświadczenia ulepszające nasze umiejętności negocjacyjne, lecz bez znajomości  podstaw teoretycznych będziemy ten proces nauki niepotrzebnie wydłużać i komplikować. W związku z tym chciałbym Cię zaprosić do uczestnictwa w krótkim cyklu pt.: Negocjacja krok po kroku.  Dzięki niemu poznasz wiele taktyk negocjacyjnych, jak również narzędzia i procesy pozwalające Ci osiągnąć więcej jednocześnie poświęcając na to mniej czasu i nerwów.

Jak przed każdą bitwą, tak i w negocjacji musimy w pierwszej kolejności opracować skuteczną strategię. W tym celu w ramach dzisiejszego odcinka odpowiemy na następujące pytania:

1. Czy powinienem negocjować?

2. Czy mamy do czynienia z roszczeniowym czy empatycznym typem negocjacji?

3. Czy negocjacja ma na celu rozwiązanie konfliktu czy ubicie interesu?

4. Jak powinienem podejść do negocjacji?

5. Czy mamy do czynienia z barierą kulturową w negocjacji?

6. Jak radzić sobie z etycznymi dylematami?

7. Czy powinienem skorzystać ze wsparcia osób trzecich?

 

Część teoretyczną tego opracowania oparłem na wiedzy zebranej w trakcie kursu pt.:

„Successful Negotiation: Essential Strategies and Skills” zrealizowanego na University of Michigan.

 

1. Czy powinienem negocjować?

Pytanie to może się na pierwszy rzut oka wydawać infantylne. Dlaczego miałbym nie chcieć negocjować? Przecież to oczywiste, że chcę ubić lepszy interes i zaoszczędzić pieniądze!

Andrzej myślał tak samo. Jako mały przedsiębiorca do pracy wykorzystuje samochód. Gdy tylko sezon się zmienił, postanowił w końcu zakupić nowe opony. „W tym roku się do tego przyłożę i na pewno nie przepłacę!” powiedział i zabrał się do pracy.

Na rozmowy i wizyty z poszczególnymi dystrybutorami i sprzedawcami detalicznymi poświęcił 15 godzin. Ale było warto: udało mu się koniec końców zaoszczędzić 250 zł na całym komplecie. Ale.. Czy naprawdę było warto? Zajmując się kwestią opon Andrzej nie wykonywał swoich zwyczajowych obowiązków. Zarabiając średnio 4800 zł/mc przy 8 godzinnym dniu pracy, wychodzi, iż godzina jego pracy przynosi 35 zł przychodu. Negocjując przez 15 godzin stracił on tym samym 525 zł po to, by „oszczędzić” 250 zł.

Wniosek: nie zawsze warto negocjować. Zanim podejmiemy tę decyzję musimy rozważyć nasze uczucia oraz potencjalne ryzyka i korzyści związane z daną negocjacją, mając z tyłu głowy, iż jest to proces nieraz długotrwały i wyczerpujący. To ćwiczenie warto wykonać zawczasu, niż wycofywać się w trakcje trwania rozmów. Ucierpieć wtedy może nasza reputacja.

 

2. Czy mamy do czynienia z roszczeniowym czy empatycznym typem negocjacji?

Negocjacja często kojarzy nam się z twardym targowaniem, w którym każda ze stron próbuje przeciągnąć oponenta na swoją stronę, nie wnikając w żadne niuanse czy też motywy działań. W nomenklaturze anglojęzycznej taka postawa nazywana jest „Position-based”, co można przetłumaczyć jako postawa roszczeniowa.

W opozycji do niej stoi podejście empatyczne „Interest based”, w którym staramy się najpierw zrozumieć motywy działań każdej ze stron i potem dopiero rozpoczynamy proces negocjacji, nastawiony na zmaksymalizowanie obopólnych korzyści.

Wyobraź sobie scenariusz, w którym razem ze znajomym zamawiasz pizzę. Dzielicie się kosztami 50/50, a gdy pizza dociera do was trzeba ją podzielić. Jeżeli będziecie negocjować roszczeniowo, zapewne podzielicie pizzę tak samo jak koszty – po połowie. W rzeczywistości jednak, okazuje się, że tobie zależy tylko na środku „placka” – samo ciasto dla ciebie jest bez smaku, więc koniec końców zjesz środek ze swojej połowy wyrzucając resztę do kosza. Gdybyś zapytał swojego znajomego, mógłbyś usłyszeć, że jego z drugiej strony interesuje właśnie ciasto, a środek ma dla niego drugorzędne znaczenie. Zebrawszy te informacje w ramach empatycznego sposobu negocjacji, jesteście w stanie pomnożyć swoje korzyści – gdzie jeden z was dostanie cały środek, a drugi całe obrzeża pizzy.

 

Tabela 1. Dwa podstawowe typy negocjacji i ich różne nazewnictwo w nomenklaturze anglojęzycznej

ropp16tabela1 - negocjacja

Wnioski: Kluczowe w negocjacji nie jest pytanie, co chcesz osiągnąć, ale dlaczego? Znalezienie odpowiedzi na to drugie pytanie dla obu stron negocjacji zwiększa szansę na obopólną maksymalizację korzyści. Niezalenie od tego czy mamy do czynienia z roszczeniowym czy empatycznym typem negocjacji zawsze szukajmy ukrytego motywu działania drugiej strony, jednocześnie bądźmy gotowi do targowania się nawet po znalezieniu wspólnego interesu.

 

Kluczowe w każdej negocjacji nie jest pytanie, co chcesz osiągnąć, ale dlaczego?twitter

 

3. Czy negocjacja ma na celu rozwiązanie konfliktu czy ubicie interesu?

Po zidentyfikowaniu typu negocjacji, z którą przyjdzie nam się zmierzyć, powinniśmy określić jej cel. Jeżeli przykładowo zastanawiamy się nad zakupem samochodu, razem ze sprzedawcą będziemy uczestniczyć w negocjacji polegającej na ubiciu interesu. Jeżeli już po dokonaniu tej transakcji, w drodze powrotnej spowodujemy kolizję, wtedy nasza negocjacja będzie nastawiona na rozwiązanie konfliktu z ofiarą tego wypadku.

Główne cechy charakterystyczne obu tych celów przedstawiono w tabeli poniżej:

 

Tabela 2. Dwa podstawowe cele negocjacji

ropp16tabela2 - negocjacja

Jeżeli jesteśmy w trakcie negocjacji zakupu samochodu w naszym arsenale znajdą się takie zachowania jak:

Siłowe narzucenie naszej propozycji z wykorzystaniem agresji werbalnej itd. celem osiągnięcia zamierzonego rezultatu

Negocjacja z wykorzystaniem roszczeniowego lub empatycznego podejścia (patrz punkt 2)

Unikanie – w tym przypadku skutkujące pełną akceptacją warunków proponowanych przez drugą stronę.

 

Trzymając się tego przykładu, niedługo po zakupie powodujemy kolizję w ruchu drogowy. Zakładając, iż inne metody nie odniosły skutku możemy wybrać:

Spór sądowy – w przypadku, gdy nie możemy sami dojść do konsensusu z drugą stroną

Arbitraż – w przypadku, gdy pragniemy, by trzecia strona (niezależna, obiektywna o dużym doświadczeniu np. w kolizjach drogowych) przeprowadziła prywatną, nieoficjalną rozprawę sądową

Mediacje – również w wykorzystaniem trzeciej strony, ale celem wypracowania korzystnego kompromisu, zamiast zero-jedynkowego przesądzania winy

 

Wszystkie te techniki zaprezentowano na wykresie poniżej:

ropp16 wykres1 - negocjacja

Wnioski: Szukajmy wspólnych interesów nawet przy rozwiązywaniu konfliktów oraz wykorzystujmy metody pierwotnie opracowane do rozwiązywania konfliktów (takie jak mediacje i arbitraż) również do ubijania interesów

 

4. Jak powinienem podejść do negocjacji?

Kamil postanowił sprzedać swojego smartphona. W związku z tym wystawił telefon na allegro i po paru dniach skontaktował się z nim potencjalny kupujący – Bartek. Oboje szykują się teraz do negocjacji.

Co powinni zrobić, aby zmaksymalizować swoje korzyści (sprzedać za więcej i kupić za mniej)?

Przede wszystkim powinni odpowiedzieć na 6 kluczowych pytań, które należy sobie postawić przed rozpoczęciem negocjacji:

- jaki jest Twój ogólny cel przy negocjowaniu umowy?

- co jest dla ciebie najważniejsze przy osiąganiu tego celu?

- dlaczego te sprawy są dla Ciebie takie ważne?

- jaka jest Twoja najlepsza alternatywa do negocjowanej umowy (BATNA – Best Alternative to Negotiated Agreement)

- jaka jest Twoja najgorsza akceptowalna cena (np. najniższa cena, którą jesteś w stanie przyjąć)

- jaka jest Twoja najbardziej prawdopodobna cena?

- jaki jest Twój cel graniczny?

Założenia sprzedającego – Kamila:

- jego BATNA to zamknąć aukcje jedocześnie rezygnując z większej kwoty sprzedaży telefonu i oddać go członkowi rodziny za 1000 zł

- jego najgorsza akceptowalna oferta (reservation price) przy sprzedaży na allegro to 1500 zł

- jego najbardziej prawdopodobna cena (średnie ceny sprzedaży na innych aukcjach) to 2000 zł

- jego cel graniczny (szczyt marzeń) to 3000 zł (cena nowego urządzenia)

Założenia kupującego – Bartka:

- jego BATNA to zostać przy swoim obecnym telefonie, (który nie posiada wielu funkcji ułatwiających mu codzienną pracę)

- jego najgorsza akceptowalna oferta to 2500 zł

- jego najbardziej prawdopodobna cena to 1500 zł

- jego cel graniczny to 1000 zł

Znając te wszystkie wartości możemy określić strefę potencjalnego kompromisu (ZOPA – Zone of Potential Agreement). Mieści się ona pomiędzy najgorszymi akceptowalnymi ofertami, co przedstawiono na wykresie poniżej:

ropp16wykres4 - negocjacja

Wnioski: Zarówno Kamil, jak i Bartek będą negocjować cenę zakupu w widełkach: 1500-2500 zł.

 

4.1.  Jak określić BATNA przy rozwiązywaniu konfliktów?

Tak jak mówiliśmy w poprzednim punkcie, BATNA stanowi bardzo potężne narzędzie zarówno w rękach sprzedającego, jak i kupującego. W powyższym scenariuszu działa ona na korzyść sprzedającego (Kamila), który w razie niepowodzenia transakcji, telefon odda członkowi rodziny. Oczywiście, straci na tym finansowo (sprzeda za mniej, niż telefon jest wart) ale zyska m.in. sympatię tej osoby i umocni więzi rodzinne – przynajmniej na jakiś czas 😀

Z drugiej strony na to patrząc, perspektywa kupującego (Bartka) jest o wiele gorsza: jeżeli nie dobije targu, to pozostanie mu pracować na mało wydajnym urządzeniu, co przełoży się bezpośrednio na jego zarobki i jakość pracy.  Gdyby zatem Kamil poznał BATNA Bartka, (która jest bardzo słaba) zyskałby dużą przewagę nad nim w trakcie negocjacji. Mógłby nawet odsłonić swoją BATNA i pozornie zbyć kupującego tekstem w stylu, „Jeżeli nie jest pan zainteresowany, mam drugiego kupca, który tylko czeka na ten telefon”.

Przechodząc do pytania z tego punktu: jak określić BATNA przy rozwiązywaniu konfliktów?

Tutaj sytuacja nie jest już taka klarowna i może się okazać, że naszą najlepszą alternatywą w przypadku braku porozumienia będzie wkroczenie na drogę sądową lub skorzystanie z arbitrażu strony trzeciej. Zanim jednak doprowadzimy do powyższego, próbujmy negocjować ugodę osobiście lub z wykorzystaniem mediatora.

Wnioski: spór sądowy jest kontrowersyjną BATNA, zanim się na niego zdecydujesz musisz zdać sobie sprawę ze wszystkich jego konsekwencji oraz poznać cały proces od podszewki.

 

4.2. Wykorzystanie drzew decyzyjnych przy analizie BATNA

Wykorzystanie drzew decyzyjnych najłatwiej pokazać na przykładzie rozwiązywania konfliktu:

Załóżmy, że Twoja firma pozwała dostawcę na 4,6 miliona zł w związku z niewywiązaniem się z kontraktu (dostawca nie dostarczył towaru na czas, co spowodowało straty po Twojej stronie). W związku z tym postanowiłeś pozwać dostawcę.

Istnieje szansa, 50 na 50 że wygrasz spór w sądzie, a koszty prawne rozprawy, reprezentacji itd. będą wynosić 400 tysięcy zł.

Podczas negocjacji z dostawcą, jego obrońca zaoferował Ci 2 miliony zł ugody. Pojawia się pytanie: czy powinieneś przyjąć tę kwotę?

ropp16 wykres2 - negocjacja

Aby odpowiedzieć na to pytanie należy rozwiązać następujące równanie:

(0,5 x 4,2) – (0,5x0,4) = 1,9 miliona

Ugoda (2m) > od kontynuacji sporu (1,9m)

Decyzja: powinniśmy przystać na ugodę

Przeanalizujmy teraz drzewo decyzji w przypadku ubijania interesu:

Trzeba podjąć decyzję czy kupować firmę A (21 milionów zł zakładanej wartości netto) czy firmę B (15 milionów zł zakładanej wartości netto). Cena zakupu obu spółek jest taka sama, lecz:

W przypadku A istnieje 90% szans, że rząd zakwestionuje tę akwizycję, oraz 60% szans, że rząd wygra ten proces. Jeżeli wygra, wartość netto spółki A spadnie do 14 milionów z powodu opłat prawnych i sądowych oraz zwiększonych kosztów zakupu.

Jeżeli rząd przegra, wartość netto spółki spadnie tylko do 19 milionów (co wynika z samych opłat prawnych).

W przypadku akwizycji firmy B nie ma ryzyka zakwestionowania przez rząd, w związku z tym jesteśmy pewni, że końcowa wartość będzie wynosić 15 milionów zł.

ropp16wykres3 - negocjacja

Ponownie wykonajmy równanie celem ustalenia bardziej korzystnej opcji:

Rząd kwestionuje i wygrywa => (0,6x14)+(0,4x19) = 16

Rząd kwestionuje i przegrywa => (0,9x16)+(0,1x21)= 16,5

Niezależnie od sukcesu rządu w tych najgorszych scenariuszach, wartości firmy A i tak pozostaje wyższa od firmy B, w związku z tym decyzja o zakupie powinna być podjęta na korzyść firmy B.

5. Czy mamy do czynienia z barierą kulturową w negocjacji?

Niezależnie od naszego stylu negocjacyjnego istnieje druga warstwa zachowań, o których powinniśmy pamiętać i których powinniśmy być świadomymi – mowa tutaj o wartościach i przekonaniach kulturowych i obyczajowych.

Dobry przykład wspomnianych różnic doświadczała Ola podczas wizyty w Tanzanii, gdzie diametralnie różnił się sposób prowadzenia negocjacji przez lokalną ludność. Charakteryzował się on dużym naciskiem na budowanie relacji połączonym z kultywowaniem tradycji, co koniec końców niezwykle wydłużało sam proces negocjacji. Dla nas - ludzi zachodu - niewyobrażalne jest, żeby prostą transakcję zakupu owocu czy też naprawy kabla prowadzić przez cały dzień. Dopiero po zaakceptowaniu tych różnić Ola mogła „prawidłowo” funkcjonować w sytuacjach handlowych w Tanzanii. Więcej o tych i innych perypetiach związanych z emigracją zarobkową do Afryki dowiesz się z odcinka „Życie i praca w Tanzanii”.

Wracając do różnić kulturowych i możliwych barier przez nich stawianych, musimy pamiętać, że nawet w ramach jednej kultury możemy doświadczać wielu różnic (o tym znowu opowiadał Maciek w kontekście pracy z Hindusami w odcinku 12 i 13)

 

Istnieje powiedzenie:

Si fueris Romae, Romano vivito more - będąc w Rzymie, czyń jak Rzymianie;

polski odpowiednik tego przysłowia: jeśli wejdziesz między wrony, musisz krakać jak i one;

Problemy takiej strategii: jeżeli obie strony zmodyfikują swoje zachowanie w znaczącym stopniu, wtedy jeszcze bardziej utrudnią sobie znalezienie „złotego środka”. Dodatkowo nigdy nie będziemy w stanie w pełni zrozumieć wszystkich niuansów kulturowych drugiej strony, co może skutkować tym, że nasze zachowanie będzie postrzegane, jako bezmyślne naśladowanie zasłyszanych zachowań.

Stąd też lepiej tylko nieznacząco modyfikować nasze zachowanie tak, aby pokazać zrozumienie drugiej strony zamiast kompletnie je zmieniać. Aby to zrobić z sukcesem, rób dobre rozeznanie o danej kulturze z wyprzedzeniem, miej z tyłu głowy, że nawet w ramach kultury niewielkiego narodu mogą występować duże różnice lokalne.

 

6. Jak radzić sobie z etycznymi dylematami?

Ogólnie rzecz ujmując można stwierdzić, iż przy rozpatrywaniu dylematów natury etycznej możemy kierować się dwoma wytycznymi: etycznymi standardami wytyczonymi przez prawo oraz ogólnymi etycznymi standardami obowiązującymi w danej społeczności.

W kwestiach prawnych przede wszystkim opieramy się na definicji oszustwa, rozumianego jako fałszywa reprezentacja faktycznego stanu, przedstawiona przez drugą stronę.

I tak, w przypadku sprzedaży smartphona gdyby Kamil okłamał Bartka ws. swojej najgorszej akceptowalnej ceny, nie było by to oszustwo z tej racji, że kupujący – Bartek ma możliwość sprawdzić w niezależnych źródłach ceny tego smartphona (np. poprzez analizę analogicznych ofert). Oszustwo pojawiłoby się gdyby tylko Kamil znał prawdziwą wartość towaru i umyślnie zawyżył ją celem wykorzystania tej niewiedzy dla uzyskania korzyści majątkowych.

 

 

Rozpatrując standardy etyczne nieformalne – obowiązujące w społeczności – możemy odwołać się do trzech metod weryfikacji naszych założeń (w celu odpowiedzi na pytanie czy czynność jest etyczna czy też nie):

I.. Standardy panujące w danej organizacji (spisane w formie kodeksu) jasno i wyraźnie odróżniające zachowania akceptowalne od potępianych.

II. Weryfikacja u naszego mentora – osoba, którą podziwiamy i której osądom ufamy na tyle, aby zawierzyć jej podjęcie decyzji dotyczącej etyczności naszych działań.

III. Osobiste standardy:

-odpowiedzieć najbardziej obiektywnie jak to możliwe na pytanie: jak ja się z tym czuję?

- wyobrażenie sobie sytuacji, w której nasze zachowanie i jego skutki zostają opisane przez prasę i znajdują się na stronach tytułowych. Czy nadal czulibyśmy się dobrze ze swoim wyborem?

- podobnie jak powyżej: wyobrażenie sobie sytuacji, w której nasze plany i zachowania zostają upublicznione na forum rodziny i najbliższych. Czy nadal broniłbyś swoich decyzji?

 

Wniosek: przed rozpoczęciem negocjacji, niezależnie od sprawdzenia prawnych standardów etycznych, wybierz co najmniej jedną ogólną metodę weryfikacji (prasa, rodzina itd.) Twoich zachowań.

 

7. Czy powinienem skorzystać ze wsparcia osób trzecich?

Zanim podejmiemy decyzję o tym, czy korzystać ze wsparcia osoby trzeciej reprezentującej nas w trakcie negocjacji, powinniśmy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

- czy ta osoba jest lepszym negocjatorem od nas?

- czy ma ona większe od nas doświadczenie w tym konkretnym typie negocjacji, w którym byśmy go chcieli zatrudnić?

- czy do negocjacji potrzebna jest znajomość zagadnień technicznych, w których specjalizuje się nasz reprezentant (np. prawo)?

- ile czasu musimy zainwestować w negocjacje?

- jaka jest nasza relacja z drugą stroną?

Kiedy negocjujesz z pośrednikiem/reprezentantem, zawsze upewnij się o ich pełnomocnictwie.

Może bowiem zaistnieć sytuacja, w której (wracając do przykładu Kamila i Bartka) naszego sprzedającego reprezentuje Maciek. Przedstawia się Bartkowi zapewniając go (werbalnie) o swoim pełnomocnictwie w stosunku do sprzedaży telefonu. Po kilku godzinach zawziętych rozmów Bartek dobija targu z Maćkiem i jedzie na spotkanie z Kamilem celem odbioru telefonu. Na miejscu okazuje się, że Maciek nie miał pełnomocnictwa Kamila do negocjacji ceny i cały proces musimy zaczynać od nowa.

Brzmi to niesamowicie, ale o wiele poważniejsze analogie mają miejsce bardzo często w biznesie. W związku z tym w przypadku wystąpienia trzeciej strony w negocjacjach upewnijmy się na początku o pełnomocnictwie tej osoby do zaciągania zobowiązań.

Musimy pamiętać o trzech rodzajach pełnomocnictwa:

- pełne (gdzie zakres i osoba docelowa jest dokładnie sprecyzowana nie zostawiając cienia wątpliwości)

- sugerowane (gdy stanowisko reprezentanta sugeruje jego pełnomocnictwo do rozmów z nami)

- pozorne (gdy reprezentant tylko udaje, że ma pełnomocnictwo do działania)

Wniosek: Nie zakładaj, że druga strona ma pełne pełnomocnictwo do negocjacji tylko dlatego, że z Tobą negocjuje. Nie bój się dopytać o pełnomocnictwo drugiej strony przed rozpoczęciem negocjacji.

 

Chcesz dowiedzieć się jak jeszcze skuteczniej rozwijać

swoje umiejętności negocjacyjne? Pobierz zatem wersję pdf tego materiału, w której znajdziesz dodatkowe informacje i wskazówki nie publikowane tutaj i w podcastcie.

...................................................................

POBIERZ PORADNIK

 

Dziękuje Ci za zapocznanie się z tym materiałem 🙂

Powodzenia w dalszych negocjacjach!

 

PS Czujesz niedosyt? Spokojnie, to był dopiero początek 🙂 zapraszam do nastepnych odcinków cyklu Negocjacja krok po kroku:

Gorąco zachęcam Cię do zapoznania się z poprzednimi odcinkami, jeżeli trafiłeś tutaj w pierwszej kolejności:

Negocjacja krok po kroku – Główne pułapki i narzędzia negocjacyjne 

Negocjacja krok po kroku – Jak zabezpieczyć korzystny kontrakt?

Negocjacja krok po kroku - Alternatywne metody rozwiązywania konfliktów

Wybrane źródła:

 

„Successful Negotiation: Essential Strategies and Skills” - University of Michigan.

 

 

 

ropp16 max - Negocjacja

Archiwum

Newsletter

Archiwum

Newsletter

Archiwum

Newsletter

Archiwum

Newsletter